Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Делопроизводитель – специалист, отвечающий за организацию, ведение и контроль документооборота в воинской части. Его работа регулируется федеральными нормативными актами, а именно Приказом Министра обороны РФ от  № 170 (в редакции от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», а также локальными нормативными актами части.

Правовая основа

Приказ Минобороны РФ № 170 от  г. (ред. ) – основной документ, регламентирующий порядок делопроизводства в ВС РФ.
Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «О государственной тайне» – определяют права и обязанности сотрудников, работающих с документами.
Локальные нормативные акты (приказ командира части, регламенты подразделений) – уточняют порядок работы делопроизводителя в конкретной части.

Цели и задачи должностной инструкции

Должностная инструкция (ДИ) делопроизводителя должна:

Определять объём и содержание должностных обязанностей.
Формировать права и ответственность сотрудника.
Устанавливать взаимодействие с другими подразделениями части.
Обеспечивать соответствие работы делопроизводителя требованиям Инструкции по делопроизводству (Приказ № 170).
Служить контрольным документом для руководства части.

Структура должностной инструкции

Стандартный шаблон ДИ делопроизводителя в войсковой части выглядит следующим образом:

Раздел		Содержание
Общие положения		Наименование должности, место в структуре части, подчинённость (командиру части/начальнику штаба), ссылка на нормативные акты.
Должностные обязанности		Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции. Оформление исходящей корреспонденции и контроль её отправки. Ведение регистрационных карточек, журналов учёта и электронных баз данных. Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебных документов. Подготовка служебных документов (приказы, распоряжения, приказы о командировках и т.п.) в соответствии с установленными формами. Контроль сроков исполнения входящих документов и информирование ответственных лиц. Участие в проведении инвентаризации архивных документов. Сдача и приём документов в/из архивных подразделений. Взаимодействие с органами государственной тайны и соблюдение требований по защите информации.
Права		Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей. Получать от руководства разъяснения и указания по вопросам делопроизводства. Вносить предложения по совершенствованию документооборота в части. Отказаться от выполнения действий, противоречащих законодательству о государственной тайне.
Ответственность		За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей (ст. 2.1 ТК РФ). За нарушение режима доступа к секретным и служебным документам (ст. 183 УК РФ). За несоблюдение сроков регистрации и направления документов, что может привести к дисциплинарным взысканиям. За утрату, порчу или несанкционированную передачу документов.
Взаимодействие и связи		С начальником штаба и другими руководителями подразделений – согласование вопросов документооборота. С архивным отделом – передача и приём архивных материалов. С отделом кадров – оформление личных дел, приказов о приёме/увольнении. С финансовым отделом – передача актов, бухгалтерских документов. С органами государственной тайны – передача сведений, требующих особого режима.
Требования к квалификации		Среднее профессиональное образование (специальность «Делопроизводство», «Документационное обеспечение»). Знание нормативных правовых актов в сфере делопроизводства в ВС РФ. Навыки работы с автоматизированными системами документооборота (ЭДО, АСУ). Ответственность, внимательность, умение работать в условиях строгой секретности.
Условия труда		Рабочий день – 40 часов, режим доступа к закрытым помещениям, обеспечение средствами защиты информации.

Основные обязанности делопроизводителя в войсковой части

4.1 Приём и регистрация корреспонденции

По пункту 4 Инструкции по делопроизводству (Приказ № 170) делопроизводитель обязан:

Принимать входящие письма, факсы, электронные сообщения.
Вести журнал входящей корреспонденции с указанием даты, номера, отправителя и темы.
Регистрационный номер присваивается в соответствии с установленным форматом (ГГГГ/Н/К).
Осуществлять первичную проверку на соответствие требованиям секретности.

4.2 Распределение и контроль исполнения

После регистрации делопроизводитель:

Определяет ответственного подразделения (командир, начальник отдела).
Передаёт документ в установленный срок (не более 1 рабочего дня);
Вносит отметку о передаче в журнал и фиксирует срок исполнения.
Контролирует выполнение поручения, информирует руководителя о просрочках.

4.3 Оформление исходящей корреспонденции

Исходящие документы подготавливаются в соответствии с образцами приказов, распоряжений и служебных записок. Делопроизводитель:

Проверяет правильность оформления реквизитов (шапка, подвал, подпись, печать).
Обеспечивает наличие всех приложений.
Региструет документ в журнале исходящей корреспонденции.
Организует отправку (почтовая, электронная, курьерская).

4.4 Ведение архивных и электронных баз данных

Согласно пункту 11 Инструкции, делопроизводитель обязан вести:

Регистрационные карточки (бумажные и электронные).
Электронный архив (ЭДО) с учётом сроков хранения и уничтожения.
Банк данных «Воинский учёт», если он входит в его функционал.

4.5 Обеспечение конфиденциальности

Запрещается разглашать служебную информацию лицам, не имеющим отношения к военной службе (см. пункт 11а Приказа № 170). Делопроизводитель обязан:

Соблюдать режим доступа к закрытым помещениям.
Использовать средства защиты информации (шифрование, специальные папки).
Не передавать документы без надлежащего оформления и согласования.

Права делопроизводителя

Права делопроизводителя формулируются в ДИ и соответствуют Трудовому кодексу и Приказу № 170. Ключевые из них:

Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей.
Получать от руководства разъяснения по вопросам делопроизводства.
Отказаться от выполнения действий, противоречащих законодательству о государственной тайне.
Вносить предложения по оптимизации документооборота.

Ответственность делопроизводителя

Ответственность делопроизводителя делится на три уровня:

Дисциплинарная – за нарушение регламента работы с документами, просрочку регистрации, утрату документов.
Административная – за нарушение режима доступа к секретной информации (ст. 183 УК РФ).
Гражданско-правовая – за причинённый ущерб в случае ненадлежащего исполнения обязанностей.

Пример заполнения регистрационного журнала

№	Дата получения	Рег. №	Отправитель	Тема/Содержание	Кому направлен	Срок исполнения	Примечание
1	2026/07/001	Отдел кадров	Приказ о переводе личного состава	Командиру части	‑
2	2026/07/002	Военный комиссариат	Приказ о мобилизации	Начальнику штаба	Срочно

Как правильно составить должностную инструкцию

Сбор нормативных актов – Приказ № 170, ТК РФ, локальные приказы части.
Определение структуры – использовать шаблон, приведённый в разделе 3. Структура должностной инструкции.
Формулировка обязанностей – писать в форме глаголов в настоящем времени, указывая конкретные действия.
Указание прав и ответственности – опираться на ТК РФ и Приказ № 170.
Согласование – представить проект в отдел кадров и юридический отдел для проверки соответствия нормативам.
Утверждение – подпись командира части и размещение в официальных документах части.

Должностная инструкция делопроизводителя войсковой части – это фундаментальный документ, который гарантирует правильную организацию документооборота, соблюдение требований секретности и эффективность работы части в целом. Тщательное соблюдение всех пунктов Инструкции по делопроизводству (Приказ № 170) и локальных нормативных актов позволяет избежать ошибок, связанных с потерей или просрочкой служебных документов, а также защищает интересы государства;

При составлении или пересмотре ДИ рекомендуется регулярно обновлять её в соответствии с изменениями законодательства и внутренними регламентами части.

Дата актуализации:  г. 17:15 (по официальному времени). Информация взята из открытых источников: Приказ Минобороны РФ № 170 (редакция от ), образцы должностных инструкций, нормативные акты о делопроизводстве в Вооруженных Силах РФ.