Должность секретаря в воинской части — это ключевое звено в системе документирования, управления делами и обеспечения офисного хозяйства военного подразделения. Несмотря на то, что в общевоинских уставах нет отдельной статьи «О секретаре», деятельность этого сотрудника регламентируется комплексом нормативных правовых актов: от приказов Министра обороны до должностных инструкций и трудового законодательства РФ. В данной статье подробно разбираем правовые основы, функции, требования к квалификации и специфику службы (работы) секретаря в структуре Министерства обороны Российской Федерации.

Правовая база и нормативные акты

Деятельность секретаря строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральные законы: ФЗ «Об обороне», ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Трудовой кодекс РФ (для гражданского персонала).
• Приказы Министра обороны РФ:
  • Приказ от № 150 — «О тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей, замещаемым гражданским персоналом…». Этот документ устанавливает единые требования к образованию, стажу и знаниям для должности «Секретарь» (код по ОКПДТР).
  • Приказ от № 724 (в ред. от ) — «Приложение № 1. Перечень воинских должностей, должностей федеральной государственной гражданской службы в Минобороны России…». В данном перечне закреплены наименования должностей, в т.ч. секретарей (секретарей командиров, секретарей штабов, секретарей учебных частей и др.), их категория и соответствие воинским званиям (для военнослужащих) или классам (для ГГС).
• Общевоинские уставы: Устав внутренней службы (УВС), Устав гарнизонной и караульной служб — определяют общий порядок службы, подчиненности и режима работы части.
• Локальные нормативные акты: Должностная инструкция секретаря (утверждается командиром части), Положение о секретариате (канцелярии), График работы.

Виды должностей «Секретарь» в структуре воинской части

В соответствии с Приказом № 724 и штатными расписаниями, в воинской части могут существовать следующие разновидности данной должности:

1. Секретарь командира воинской части (начальника организации) — старшая секретарская должность, обеспечивает личный приемку, регистрацию и контроль исполнения документов командира.
2. Секретарь штаба (управления) — работает в составе штаба, обеспечивает документооборот оперативного и оперативно-штабного уровней.
3. Секретарь учебной части / учебного заведения — специфическая должность, связанная с документированием учебного процесса, личными делами обучающихся, ведением журналов учета.
4. Секретарь отделения (бюро) секретариата (канцелярии) — исполнительская должность по регистрации, учету, хранению и доставке документов;
5. Секретарь-машинистка / Секретарь-операционист, должности технического исполнителя с требованием навыков быстрого печатания, работы с ОАСУ (автоматизированными системами управления).

Важно: Должность может замещаться как военнослужащим (по контракту, с присвоением воинского звания), так и гражданским персоналом (по трудовому договору, с присвоением классного чина ГГС или просто как работник на сметно-бюджетном финансировании).

Требования к кандидатам (Квалификационные характеристики)

Основываясь на Приказе Минобороны № 150 и актуальных профстандартах, к кандидату на должность секретаря предъявляются следующие требования:

Образование:

• Среднее профессиональное (колледж, техникум) по специальностям: «Документоведение и архивоведение», «Офис-менеджмент», «Управление организацией» или смежным.
• Высшее образование (юридическое, управленческое, гуманитарное) — предпочтительно для должностей секретарей командиров/начальников и штабов.

Стаж и опыт:

• Для гражданского персонала: стаж работы по специальности от 1 до 3 лет (в зависимости на категории должности).
• Для военнослужащих: прохождение службы на нижестоящих должностях документооборота (клерк, операционист, помощник секретаря) не менее 1-2 лет.

Профессиональные знания и навыки (Hard Skills):

• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (система стандартов по документации), Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв; приказом Минобороны).
• Владение АСУ «Документ» / АСУ «Управление» / ЭДО Минобороны (электронный документооборот, работа с ЭЦП).
• Грамотное деловое письмо, оформление приказов, распоряжений, служебных записок, докладных записок, актов, протоколов;
• Навыки работы с оргтехникой: сканирование, печать, работа с МФУ, факсами, шифросвязью (при наличии допуска).
• Знание основ воинского учета (часто секретарь совмещает функции ответственного за воинский учет в части).

Личные качества (Soft Skills):

• Высокая организованность, внимательность, ответственность.
• Умение работать в режиме многозадачности и жестких дедлайнов.
• Стрессоустойчивость, конфиденциальность (доступ к гостайне / ДСП / личным данным).
• Коммуникабельность для взаимодействия с командирами, штабами, вышестоящими quartierми и подчиненными подразделениями.

Основные должностные обязанности

Перечень обязанностей фиксируется в Должностной инструкции, типовый образец которой разработан на основе Приказа № 150 и уточняется командиром части. К универсальным обязанностям секретаря относятся:

Организация документооборота

• Обеспечение единого порядка регистрации, учета, хранения и движения документов (входящих, исходящих, внутренних).
• Ведение журналов учета (общих, секретных, для приказов/распоряжений, для служебных записок).
• Контроль за сроками исполнения документов, поставленных на контроль командиром/начальником.
• Подготовка проектов приказов, распоряжений, справок, отчетов, писем.

Работа с руководством (Секретарь командира/начальника)

• Личная приемка документов, подписываемых командиром.
• Обеспечение ежедневной работы командира: формирование «папки на подпись», подготовка материалов к совещаниям, сборам, проверкам.
• Организация приема личных обращений военнослужащих, гражданских лиц (график приема, учет обращений).
• Информирование командира о поступивших срочных документах и событиях.

Обеспечение режима секретности и защиты информации

• Соблюдение требований по защите гостайны, ДСП, Персональных данных (152-ФЗ).
• Учет, хранение и уничтожение секретных документов по инвентарным спискам.
• Контроль за соблюдением режима секретности в секретариате/канцелярии.

Архивное дело и архив части

• Сбор, систематизация и сдача дел в архив части в установленные сроки.
• Составление описей дел, номенклатур дел.
• Выдача дел по требованию, учет движения дел.

Воинский учет (часто совмещаемая функция)

Согласно информации из открытых источников (КонсультантПлюс, HR-порталы), секретарь (или специалист по воинскому учету) часто выполняет функции ответственного за воинский учет в воинской части:

• Информирование военнообязанных о обязанностях.
• Ведение воинского учета военнослужащих и лиц в запасе, прикрепленных к части.
• Подготовка и сдача отчетов в военкоматы (военные комиссариаты).
• Взаимодействие с комиссариатами, поддержание информации в актуальном состоянии (в т.ч. в АИС «Воинский учет»);

Обеспечение офисного хозяйства

• Подготовка заявок на закупку канцелярских товаров, расходников для оргтехники.
• Контроль за расходованием материалов.

Права секретаря

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и типовыми должностными инструкциями (например, для секретаря учебной части), секретарь имеет право:

• Требовать от руководства оказания содействия, в т.ч. обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
• Запрашивать у должностных лиц части сведения, документы и объяснения, необходимые для выполнения заданий.
• Вносить на рассмотрение командира (начальника) предложения по совершенствованию делопроизводства, оснащению секретариата, повышению квалификации.
• На профессиональное обучение и переобучение за счет средств Минобороны (планово).
• Иные права, установленные действующим трудовым законодательством и уставами ВС РФ.

Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (ст. 192 ТК РФ, Устав внутренней службы) — вплоть до дисциплинарного взыскания (выговор, предписание об устранении недостатков, для военнослужащих — строгий выговор, лишение очередного воинского звания).
2. Нарушение сроков исполнения документов, поставленных на контроль командиром.
3. Нарушение режима секретности (утеря, разглашение сведений, составляющих гостайну/ДСП) — уголовная (ст. 283 УК РФ) или административная ответственность.
4. Неправильное оформление документов, приведшее к правовым последствиям для части (незаконные приказы, ошибки в личных делах).
5. Нарушение правил воинского учета (если совмещает функции), административная ответственность (КоАП РФ ст. 19.25, 19.26).
6. Материальный ущерб, причиненный имуществу части (оргтехника, документы строгой отчетности) — в пределах ТК РФ.

Особенности правового статуса: Военнослужащий vs Гражданский персонал

Карьерные перспективы и профессиональное развитие

Для секретаря воинской части существуют следующие векторы развития:

• Вертикальный рост: Секретарь отделения → Секретарь штаба/учебной части → Старший секретарь / Начальник секретариата (канцелярии) → Заведующий управлением документооборотом / Референт штаба → Начальник отдела (управления) документооборота в высшем quartierе.
• Горизонтальное расширение: Получение дополнительной квалификации «Специалист по воинскому учету», «Архивист», «Специалист по защите гостайны», «Оператор АСУ/ЭДО».
• Обучение: Курсы повышения квалификации (КПК) в учебных центрах Минобороны (например, ВУНЦ ВВМУ им. Кутузова, 44-й НИИ и др.), обучение по профстандартам «Специалист по делопроизводству», «Архивист».
• Перевод в ГГС / ФГС: Для военнослужащих — переход на должности федеральной государственной гражданской службы (ФГС) или гражданского персонала после увольнения со службы (преимущественное право при устройстве на работу).

Типовые ошибки при оформлении и работе секретаря

1. Отсутствие утвержденной Должностной инструкции с подписью командира и ознакомлением под роспись секретаря.
2. Несоответствие штатного расписания: должность называется «Клерк» или «Операционист», а функции выполняются секретаря командира (или наоборот), что ведет к нарушению ТК РФ / Устава.
3. Игнорирование ЭДО: ведение параллельного бумажного и электронного учета без синхронизации, потеря документов в электронном виде.
4. Нарушение сроков сдачи дел в архив (обычно до 1 марта года, следующего за годом окончания дела).
5. Некачественная работа с воинским учетом: несвоевременное информирование военнообязанных, ошибки в отчетах в военкомат, риск штрафов для командира части.

Секретарь в воинской части — это не просто «технический исполнитель», печатающий приказы. Это специалист по управленческой документации, обеспечивающий законность управленческих решений командира, сохранность архивного фонда, взаимодействие с вышестоящими quartierми и военкоматами, а также режим секретности.

Ключевым условием эффективной работы секретаря является: четко прописанная должностная инструкция, соответствующая Приказу Минобороны № 150 и № 724; грамотное оформление трудовых/служебных отношений; постоянное повышение квалификации в области ЭДО, архивного дела и воинского учета; а также понимание специфики военной организации — строгой иерархии, режима секретности и ответственности за каждый подписанный документ.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (Приказы Минобороны № 150, № 724, ТК РФ, Уставы ВС РФ), информации из правовых систем (КонсультантПлюс) и HR-практики на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям документов и правовым консультантам воинской части.