Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дежурное подразделение — это основной элемент организации ежедневной жизни и боевой готовности воинской части. Качественное ведение документации в дежурном подразделении гарантирует законность приказов, сохранность имущества, безопасность личного состава и бесперебойное управление частью. Данная статья систематизирует нормативные требования, перечень обязательных журналов, правила их оформления и особенности архивирования на основе действующих уставов и методических рекомендаций Генерального штаба ВС РФ.

Нормативно-правовая база

Деятельность дежурного подразделения и ведение документации регламентируются иерархией нормативных правовых актов. Главным документом, определяющим порядок организации и несения гарнизонной и караульной служб, является:

Устав гарнизонной и караульной служб Вооруженных Сил Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от № 2140, ред. от с последними изменениями).

Важным дополнением являются Указы Президента РФ, вносившие изменения в Устав и определяющие правовой статус военнослужащих (№ 38, 561, 1039, 20, 483, 161, 657, 210, 16, 597, 308, 440, 803, 63, 511, 141, 162 и др.).

Также необходимо руководствоваться:

Устав внутренней службы ВС РФ (Указ Президента РФ № 1495), вопросы внутреннего распорядка, дисциплины, режима части.
Инструкция № 70 (Методические рекомендации Генштаба ВС РФ), порядок ведения воинского учета, регистрации и хранения документов.
Приказы Министра обороны РФ и директивы Главного организационно-мобилизационного управления ГШ ВС РФ по вопросам документирования.
ГОСТ Р 7.0.100-2018 — требования к библиографическому описанию и оформлению дел (применительно к делопроизводству в части).

Классификация журналов и документов дежурного подразделения

Согласно Инструкции № 70 и Методическим рекомендациям, вся документация подразделения делится на обязательные (ведутся в строгом соответствии с уставами) и рекомендованные (вводится по решению командира части/начальника подразделения для улучшения управления).

Основные (обязательные) журналы

Эти журналы являются первичными учетными документами, подтверждающими факты несения службы, передачи ответственности и происшествия.

Наименование журнала	Назначение	Кто ведет / Подписывает	Срок хранения
Журнал учета личного состава дежурного подразделения (КН-1 / по штату)	Фиксация прихода/ухода военнослужащих, отсутствующих по уважительным причинам (больница, отпуск, командировка), учета прибывших/убывающих.	Дежурный по подразделению / Командир дежурного подразделения	5 лет (перевод в архив части)
Журнал смены дежурных по подразделению	Фиксация процедуры смены дежурного: время, состав сменяемого/нового дежурного, состояние имущества, оружия, ключей, наличие приказов.	Дежурный по подразделению (сменяемый и новый) / Командир дежурного подразделения	5 лет
Журнал регистрации приказов (распоряжений) командира части (начальника подразделения)	Учет всех входящих приказов, распоряжений, инструкций, поступивших в дежурное подразделение для исполнения или ознакомления.	Дежурный по подразделению / Старшина дежурного подразделения	10 лет
Журнал учета ключей (печатей) дежурного подразделения	Учет выдачи/возврата ключей от помещений, складов, сейфов, воинских эшелонов, технических средств.	Дежурный по подразделению	5 лет
Журнал учета оружия, боеприпасов и спецсредств на дежурстве	Приемка/сдача оружия по счету, проверка пломб, целости упаковки, исправности. Критически важен при перевозке (вагоны, судовые помещения).	Дежурный по подразделению / Командир дежурного подразделения / Командир караула	10 лет (как документы по материальной ответственности)
Журнал регистрации происшествий (ЧП) в дежурном подразделении	Фиксация НЧП: пожары, травмы, нарушения дисциплины, порча имущества, незаконное хранение предметов, ДТП с участием техники подразделения.	Дежурный по подразделению (доклад командира дежурного подразделения)	10 лет
Журнал учета посетителей / пропускного режима	Регистрация въезда/выезда лиц, не состоящих в личном составе подразделения, передача вещей, продуктов.	Дежурный по подразделению / Караульный	3 года
Журнал расписок о приеме документов воинского учета	Подтверждение факта передачи/приема документов (приказов, журналов, отчетов) под роспись.	Секретарь штаба / Дежурный по подразделению	5 лет

Специализированные журналы (в зависимости от задач)

Журнал учета боевой подготовки дежурного подразделения — наличие личного состава на занятиях, осмотр внешнего вида, комплектность материального обеспечения (как указано в источнике: «проверяю по журналу учета боевой подготовки… осматриваю внешний вид обучаемых»).
Журнал дежурного по воинскому эшелону — при перевозке подразделений: принятие вооружения, техники, вагонов от командиров перевозимых подразделений, проверка надежности закрытия дверей/люков, целости пломб.
Журнал дежурных команд плов / мест купания — при организации отдыха и купания личного состава (распределение мест, контроль за оборудованием, несением службы).
Журнал заданий на дежурство (боевые задача) — если подразделение выделено на борьбу с пожарами, стихийными бедствиями или оказание помощи населению (по задаче начальника гарнизона).

Правила оформления и ведения журналов

Несоблюдение правил оформления влечет за собой непригодность документа в качестве доказательства при проверках, расследованиях НЧП или в суде.

Общие требования (ГОСТ Р 7.0.100-2018, Инструкция № 70)

Прошивка и нумерация: Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы по страницам (сквозная нумерация), запечатаны печатью подразделения/части на последней странице с указанием числа листов.
ьный лист: Название журнала, номер по порядку, дата начала и окончания ведения, наименование воинской части/подразделения, ФИО ответственного лица, должность, подпись.
Заполнение: Только ручкой синего или черного цвета (гелевая/шариковая), без пробелов и зачисток. Ошибки вычеркиваются одной линией так, чтобы прочитать исправленное, сверху пишется верное, ставится подпись исправившего и дата. Корректор и карандаш запрещены.
Подписи: Каждая запись должна завершаться личной подписью лица, внесшего запись, с расшифровкой (Фамилия И.О.) и указанием времени (для журналов смены, ЧП, приема оружия).
Язык: Исключительно русский язык.

Особенности ведения ключевых журналов

Журнал смены дежурных по подразделению

Это главный документ, фиксирующий непрерывность командования и ответственности. Запись производится по установленной форме (обычно 8-10 граф):

Дата, время смены.
Должность, звание, фамилия сменяемого дежурного.
Должность, звание, фамилия нового дежурного.
Состояние оружия, боеприпасов, спецсредств (по счету/пломбам).
Наличие/отсутствие приказов, невыполненных поручений.
Состояние помещений, технических средств, связи.
Подпись сменяемого, подпись нового дежурного, подпись командира дежурного подразделения (старшины), принявшего смену.

Важно: Новый дежурный не имеет права уйти со смены, не проверив наличие всего имущества по журналу и не поставив подпись.

Журнал учета оружия и принятия вагонов (при перевозке)

Основано на требованиях Устава и инструкций по перевозке войск. Дежурный по воинскому эшелону обязан принять под ответственность:

Оружие, военную технику, материальные средства по счету в присутствии командиров перевозимых подразделений.
Вагоны (судовые помещения, палубы) от командира сменяемого караула.
Проверить: надежность закрытия дверей и люков, исправность кузовов вагонов, целость пломб.

Все результаты проверки заносятся в журнал с указанием номеров пломб, номеров вагонов, фамилий командиров передавших/принявших.

Журнал регистрации приказов

Ведется для исключения потери управленческих документов. Графы: регистрационный номер, дата приказа, номер приказа, краткое содержание (тема), от кого получен, кому передан на исполнение/ознакомление, отметка о возврате/исполнении, подпись дежурного.

Организация работы с документацией в дежурном подразделении

Регистрация и учет

Все входящие в дежурное подразделение документы (приказы, справки, донесения, телеграммы) подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации приказов или журнале учета входящей корреспонденции (если ведется отдельно). Регистрация производится дежурным по подразделению немедленно при получении.

Хранение текущих документов

Текущие журналы хранятся у дежурного по подразделению в доступном месте (пульт дежурного, стол командира дежурного подразделения) в закрытом ящике/сейфе по окончании суток или при отсутствии дежурного.
Ключи от сейфа/ящика с журналами учитываются в Журнале учета ключей.
Запрещается выносить журналы за пределы помещения дежурного подразделения без ведома командира дежурного подразделения.

Сдача в архив части

По заполнении журнала (или по истечении календарного года, для ежегодных журналов) он подписывается командиром дежурного подразделения (начальником подразделения), заверяется печатью и сдается в архив воинской части (секретарь штаба/архивариус) под роспись в Журнале расписок о приеме документов воинского учета.

Сроки хранения в архиве части устанавливаются номенклатурой дел воинской части (обычно 5, 10 или 50 лет в зависимости от категории).

Типичные ошибки и нарушения (на что обратить внимание при проверках)

Отсутствие прошивки, нумерации, печати на последней странице. Журнал не имеет юридической силы.
Заполнение карандашом, гелевой ручкой красного/зеленого цвета, использование корректора.
Пропуски во времени смены дежурных (например, смена в 08:00, а запись сделана в 08:30 без указания фактического времени передачи).
Отсутствие подписей сменяемого или нового дежурного в журнале смены.
Несвоевременная регистрация приказов (приказ пришел в 10:00, зарегистрирован в 18:00).
Расхождения в учете оружия/пломб между журналом дежурного подразделения, журналом склада и ведомостями командира караула.
Ведение «параллельных» блокнотов/тетрадей вместо установленных журналов. Любые записки на листах бумаги, не оформленные как журнал, не являются документами.
Испорченные ьные листы (нет даты окончания, нет подписи ответственного).

Цифровизация и перспективы

В соответствии с концепцией «Цифровой армии» и приказами Минобороны РФ, активно внедряются автоматизированные системы управления (АСУ) и электронный документооборот (ЭДО).

В перспективе бумажные журналы смены, учета личного состава и регистрации приказов будут дублироваться или заменяться электронными формами в АСУ «Управление личным составом», «Боевой контроль» и др;
Однако на текущий момент (по состоянию на 2024-2026 гг.) первичным юридически значимым документом остается бумажный журнал, заполненный от руки, с «живой» подписью и печатью. Электронные копии носят справочный характер, если иное не установлено специальным приказом Минобороны о переводе конкретного вида учета в электронный вид с применением ЭЦП.

Документация дежурного подразделения, это не формальность, а инструмент управления, правовой защиты командира и гарант безопасности части. Грамотное ведение журналов по Уставу гарнизонной и караульной служб, Инструкции № 70 и Приказам Минобороны позволяет:

Обеспечить непрерывность командования и контроля.
Исключить потерю имущества, оружия и боеприпасов.
Оперативно реагировать на ЧП и НЧП.
Предоставить достоверные доказательства при проверках вышестоящих органов, следственных органах и судах.

Рекомендация командирам частей и начальникам подразделений: регулярно (не реже раза в месяц) проводить личную проверку состояния документации дежурного подразделения: правильность оформления, своевременность записей, наличие печатей и подписей, соответствие фактического состояния имущества записям в журналах. Это лучшая профилактика нарушений и ЧП.

Статья подготовлена на основе Устава гарнизонной и караульной служб ВС РФ, Инструкции № 70, Методических рекомендаций Генштаба ВС РФ, Указов Президента РФ и действующего ГОСТ Р 7.0.100-2018. Актуально на 2026 год.