Дата получения информации из сети: 07:44:40 ().
Делопроизводство в Вооружённых Силах Российской Федерации (ВС РФ) представляет собой систему правил и процедур‚ обеспечивающих правильное оформление‚ регистрацию‚ хранение и использование служебных документов. Эффективная организация делопроизводства способствует поддержанию боевой готовности‚ соблюдению воинской дисциплины и своевременному принятию управленческих решений.
Нормативная база
- Временная инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (утратила силу на основании приказа Минобороны России от № 170).
- Инструкция Минобороны России от 19 августа 2009 года № 205/2/588 – определяет порядок ведения документооборота в частях и частях и соединениях.
- Дисциплинарный устав Вооружённых Сил Российской Федерации – регламентирует обязанности военнослужащих по соблюдению порядка делопроизводства.
- Устав внутренней службы Вооружённых Сил Российской Федерации от 14 декабря 1993 г. – устанавливает общие требования к организации службы‚ включая работу с документами.
- Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации» – действующий нормативный акт‚ в котором закреплены основные принципы и ответственность за делопроизводство.
Основные положения действующей Инструкции (приказ № 170)
- Непосредственная ответственность за организацию и ведение делопроизводства возлагается на начальника штаба воинской части.
- В случаях‚ когда должность начальника штаба не предусмотрена штатом‚ ответственность несет командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
- Необходимо организовывать и систематически проводить занятия по изучению правил делопроизводства с личным составом‚ обеспечивать соответствующие помещения и материально‑технические средства.
- Обеспечить хранение документов в соответствии с установленными сроками и условиями конфиденциальности.
Структура делопроизводства в воинской части
Организационное звено
Ответственное лицо (начальник штаба / командир / его заместитель) руководит:
- планированием работы документооборота;
- контролем за соблюдением установленных процедур;
- организацией обучения и инструктажа личного состава.
Оперативное звено
Включает:
- секретариат (канцелярию) части;
- отдел (группу) по работе с документами (регистрация‚ классификация‚ составление дел);
- архивное подразделение (хранение дел‚ экспертиза ценности документов).
Техническое обеспечение
Согласно приказу № 170 необходимо:
- выделить и оборудовать помещения для работы с документами (кабинеты‚ архивные комнаты);
- обеспечить наличие необходимой оргтехники (компьютеры‚ сканеры‚ принтеры‚ системы электронного документооборота);
- использовать стандартизированные бланки‚ формы и реквизиты‚ утверждённые Минобороны.
Этапы работы с документами
- Прием и регистрация – документы поступают в канцелярию‚ получают входящий номер и дату получения.
- Классификация и распределение – определение вида документа (приказ‚ directive‚ рапорт‚ докладная записка и т.д.) и направление его ответственному исполнителю;
- Исполнение – выполнение поручений‚ подготовка ответов‚ составление проектов документов.
- Контроль и согласование – проверка правильности оформления‚ подписание уполномоченными лицами.
- Отправка и рассылка – передача документов адресатам (внутри части‚ в вышестоящие органы‚ в подчиненные подразделения).
- Хранение и архивирование – после завершения срока действия документы передаются в архив части или центральный архив ВС РФ.
Обучение и контроль
Приказом № 170 предусмотрено:
- регулярное проведение занятий и семинаров по правилам делопроизводства;
- оценка знаний личного состава через тестирование и практическое выполнение заданий;
- внутренний аудит и проверки со стороны вышестоящих органов (инспекции‚ главные управления).
Эффективная организация делопроизводства в воинских частях является важнейшим элементом обеспечения боевой готовности и соблюдения воинской дисциплины. Основополагающими являются нормативные акты‚ в частности Инструкция по делопроизводству‚ утверждённая приказом Министра обороны РФ № 170 от ‚ которая чётко определяет ответственность за ведение документооборота – начальника штаба‚ а при его отсутствии – командира части или его заместителя. Соблюдение установленных этапов работы с документами‚ обеспечение необходимого технического оснащения и систематическое обучение личного состава позволяют поддерживать высокий уровень порядка и прозрачности в управлении воинской частью.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных документов Министерства обороны Российской Федерации.