Делопроизводство – это система организации приёма, учёта, оформления, хранения, использования и отправки служебных документов. В военной части эта система регулируется специальными нормативными актами Министерства обороны РФ и имеет ряд особенностей, связанных с военным статусом, секретностью и особенностями кадрового учёта.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, определяющие порядок делопроизводства в Вооружённых Силах РФ:

1. Приказ Минобороны РФ от № 170 (редакция от ) – первая официальная инструкция, регламентирующая приём, учёт, подготовку, оформление, тиражирование, контроль исполнения, хранение и отправку служебных документов в органах военного управления.
2. Приказ Минобороны РФ от № 170 (редакция от ) – актуальная Инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ, включающая положения о работе с персональными данными, электронными системами и секретными документами.
3. Руководство по делопроизводству в военных судах (приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 8) – отдельный нормативный акт, регулирующий оформление уголовных, гражданских и административных дел в военной юрисдикции.
4. Трудовое законодательство РФ и нормативные акты Минобороны о трудовых отношениях между военнослужащими, гражданскими сотрудниками и организацией.

Все эти документы доступны на официальных сайтах Минобороны РФ и в нормативных базах «Контур.Норматив».

Структура делопроизводства в военной части

Организационная схема

• Начальник части – утверждает порядок работы с документами и отвечает за их законность.
• Главный специалист (делопроизводитель) – руководит отделом делопроизводства, распределяет задачи, контролирует сроки.
• Сотрудники отдела делопроизводства – осуществляют приём, регистрацию, распределение, оформление, копирование, отправку и хранение документов.
• Кадровый отдел – взаимодействует с делопроизводством при оформлении личных дел, приказов о приёме/увольнении, переводах.
• Отдел секретности – контролирует соблюдение режима доступа к секретным документам.

Основные типы служебных документов

Порядок работы с документами

Приём и регистрация

Все входящие документы проходят первичную проверку на соответствие установленным требованиям (подпись, печать, реквизиты). После проверки документ вносится в журнал входящей корреспонденции (бумажный или электронный) с указанием:

• Дата получения;
• Номер и тип документа;
• Отправитель;
• Краткое содержание;
• Ответственный за дальнейшую обработку.

Распределение и исполнение

1. Документ направляется должностному лицу (командиру, начальнику отдела и т.д.) в соответствии с регламентом.
2. Ответственный лицо в течение установленного срока (обычно 3‑5 рабочих дней) принимает решение и оформляет ответный документ (приказ, распоряжение, служебную записку).
3. Ответный документ возвращается в отдел делопроизводства для регистрации исполнения и последующего архивирования.

Тиражирование и копирование

Согласно Приказу № 170, все официальные документы, требующие распространения, подлежат тиражированию в количестве, необходимом для исполнения задачи. При этом соблюдаются правила:

• Для секретных документов – только в специально отведённых помещениях с контролем доступа.
• Для обычных документов – в копировальном отделе части или через централизованную службу «Электронный документооборот» (ЭДО).

Хранение и архивирование

Документы хранятся в соответствии с их классификацией:

• Открытые – в открытом архиве (срок хранения 5 лет).
• Секретные (особой, строго секретной) – в закрытом архиве, охраняемом охраной и системой контроля доступа (срок хранения от 10 до 30 лет).
• Документы, подлежащие уничтожению, передаются в специализированные службы по утилизации в соответствии с Приказом № 170.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2020‑х годов в большинстве частей РФ внедрена система ЭДО (например, «Электронный архив Вооружённых Сил», 1С:Документооборот). Основные преимущества:

• Сокращение сроков обработки (в среднем на 30‑40 %);
• Автоматический контроль исполнения (напоминания, статусы);
• Упрощённый доступ к документам при соблюдении прав доступа;
• Сокращение бумажного оборота и расходов на печать.

Для работы в ЭДО делопроизводитель обязан знать:

1. Порядок регистрации электронных документов;
2. Требования к цифровой подписи;
3. Процедуры резервного копирования и восстановления данных.

Специфика секретного делопроизводства

Секретные документы подлежат особому режиму обращения, установленному Приказом Минобороны РФ от № 170 и нормативными актами по защите государственной тайны.

Классификация секретности

• Секретно – сведения, разглашение которых может причинить вред национальной безопасности.
• Особой важности – сведения, разглашение которых может нанести серьёзный ущерб.
• Строго секретно – сведения, разглашение которых может привести к катастрофическим последствиям.

Режим доступа

Только сотрудники, имеющие соответствующий допуск (по уровню секретности) и прошедшие инструктаж, могут работать с такими документами. Доступ к помещениям и электронным системам контролируется средствами:

• Контрольные пропуска;
• Кодовые замки и биометрические сканеры;
• Логирование действий в системе ЭДО.

Оформление и маркировка

Каждый секретный документ снабжается:

• Штампом «Секретно», «Особой важности», «Строго секретно»;
• Номером допуска, датой и подписью уполномоченного лица;
• Контрольным листом, фиксирующим каждый этап перемещения документа.

Уничтожение

Секретные документы уничтожаются только в специально оборудованных пунктах, используя методы, одобренные Федеральной службой безопасности (ФСБ). После уничтожения составляется акт, подписывается руководителем части и хранится в архиве минимум 5 лет.

Кадровое делопроизводство в части

Кадровый блок тесно взаимодействует с отделом делопроизводства, поскольку большинство документов связано с личными делами военнослужащих и гражданского персонала.

Основные виды кадровых документов

• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Воинские билеты, приказы о присвоении звания;
• Служебные листы, справки о стаже;
• Документы по дисциплинарным и административным взысканиям.

Учёт персональных данных

Обработка персональных данных военнослужащих регулируется Федеральным законом «О персональных данных» и Приказом Минобороны РФ от № 170. Требования:

• Согласие субъекта данных (приём в службу);
• Шифрование электронных файлов;
• Ограниченный доступ (только уполномоченные кадровики).

Взаимодействие с 1С:Управление персоналом

Большинство частей используют 1С:УПП (Управление персоналом) для ведения личных дел. Делопроизводитель отвечает за:

1. Ввод и актуализацию данных в системе;
2. Экспорт и печать справок, приказов;
3. Контроль соответствия бумажных и электронных документов.

Практические рекомендации делопроизводителю

• Тщательно изучить нормативные акты – Приказы № 170 (1999, 2017) и их редакции.
• Вести журналы входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде с резервным копированием.
• Регулярно проходить инструктажи по работе с секретными документами и обновлять допуски.
• Использовать шаблоны документов, утверждённые в части, чтобы сократить время подготовки.
• Контролировать сроки исполнения – в системе ЭДО ставить автоматические напоминания;
• Обеспечить правильную маркировку и архивирование всех документов, в т.ч. электронных.
• При работе с персональными данными соблюдать принципы конфиденциальности и минимизации.

Делопроизводство в военной части – это сложный, но систематизированный процесс, который обеспечивает:

• Эффективное управление кадрами и ресурсами;
• Соблюдение правовых и нормативных требований;
• Контроль за исполнением приказов и распоряжений;
• Защиту секретных сведений и персональных данных.

Тщательное соблюдение инструкций, постоянное повышение квалификации и внедрение современных электронных систем позволяют делопроизводителям выполнять свою работу на высоком уровне, поддерживая боеготовность и административную устойчивость части.

Автор: эксперт в области военного делопроизводства, 2026 г.