Делопроизводитель – это специалист, отвечающий за организацию и ведение документооборота в воинской части․ Его работа обеспечивает своевременное оформление, регистрацию, хранение и передачу всех видов служебных документов, а также контроль за их исполнением․

Правовое основание должности

• Перечень воинских должностей и должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве обороны РФ (Приложение N 1 к документу системы ГАРАНТ)․
• Устав внутренней службы ВС РФ (статьи 107‑109, 123) – определяют общие обязанности начальника службы, в т․ч; делопроизводителя․
• Приказ Министра обороны РФ от 4 апреляля 2017 г․ № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»․
• Трудовой кодекс РФ и нормативные акты Министерства обороны, регламентирующие порядок оформления отпусков, командировок, награждений и т․п․

Квалификационные требования

Согласно действующим нормативным документам, на должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее:

1. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы (например, среднее профессиональное образование по специальностям «делопроизводство», «офисное администрирование»);
2. Либо полное общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе без требования к стажу;
3. Готовность к прохождению специального обучения по инструкциям Министерства обороны (секретный, служебный и иной уровень доступа)․

Основные обязанности делопроизводителя

Обязанности делопроизводителя в отделе войсковой части охватывают весь цикл документооборота:

• Регистрация и учет входящих и исходящих документов: приказы, распоряжения, служебные записки, запросы, ответы на запросы, акты, протоколы․
• Оформление служебных документов: приказы о перемещении личного состава, отпуске, командировках, награждениях, поощрениях, увольнении․
• Ведение книг делопроизводства: книга входящих, книга исходящих, книга приказов, книга командировок, книга отпусков․
• Контроль за исполнением приказов: отслеживание сроков выполнения, подготовка отчетов о выполнении․
• Хранение и архивирование документов: обеспечение сохранности оригиналов, формирование архивных дел, соблюдение сроков хранения․
• Работа с электронными системами: ввод данных в автоматизированные системы (например, «Электронный архив», «Военный информационный портал»), подготовка электронных копий документов․
• Согласование и проверка реквизитов: проверка наличия дат, номеров, подписей, соответствия оригиналу, устранение недочётов совместно со строевой (канцелярской) частью․
• Взаимодействие с другими подразделениями: обеспечение своевременного обмена документами с командованием, юридическим отделом, бухгалтерией, продовольственной службой и т․д․
• Участие в подготовке аналитических материалов: составление характеристик, запросов, ответов на запросы, подготовка справок․

Типовой процесс документооборота

Взаимодействие с другими подразделениями

Делопроизводитель тесно сотрудничает с:

• Строевой (канцелярской) частью – совместное ведение реестров, уточнение реквизитов, согласование форматов․
• Юридическим отделом – проверка правовой корректности приказов, подготовка юридических заключений․
• Бухгалтерией и финансовым отделом – оформление финансовых документов, запросы о расходах․
• Продовольственной службой – контроль за документами, связанными с поставками и хранением продовольствия․
• Отделом кадров – оформление личных дел, приказов о приёме, переводе, увольнении․

Особенности работы с секретными документами

В соответствии с пунктом 3․14 «Делопроизводитель (по секретному делопроизводству)» из перечня должностей, делопроизводитель может быть назначен на работу с документами, содержащими государственную тайну․ При этом:

• Необходимо наличие допуска к работе с секретными материалами (секретный, служебный уровень доступа);
• Соблюдение строгих правил хранения, транспортировки и уничтожения секретных документов;
• Регистрация всех операций с секретными материалами в специальных журналах․

Карьерный рост и профессиональное развитие

Для делопроизводителей в войсковых частях предусмотрены пути карьерного продвижения:

1. Старший делопроизводитель – руководит небольшим коллективом делопроизводителей, отвечает за несколько отделов․
2. Начальник отдела делопроизводства – управляет всем документооборотом части, разрабатывает регламенты, взаимодействует с командованием․
3. Служебный офицер по делопроизводству (при наличии воинского звания) – совмещает административные функции с командными обязанностями․
4. Повышение квалификации через курсы повышения квалификации, тренинги по работе с автоматизированными системами и специальные программы Министерства обороны․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов – проверять каждый документ на наличие даты, номера и подписи до его регистрации․
• Неправильная классификация – использовать актуальные классификаторы (секретный, служебный, открытый) и соблюдать сроки хранения․
• Задержка в передаче – вести журнал контроля исполнения и своевременно напоминать ответственных․
• Нарушение порядка архивирования – строго следовать инструкциям по формированию карточек архива и срокам хранения․

Пример типового приказа, оформляемого делопроизводителем

Приказ № 12/2026
от г․

О перемещении личного состава

Переместить в 1‑й батальон 15 военнослужащих:
 ⸺ ФИО, звание, табельный номер;
 ⎯ Дата перевода – г․

Оформить отпускные листы, обеспечить выдачу формы․

Ответственный за исполнение – старший лейтенант Иванов И․И․

Подпись: ___________________ (командир части)

Делопроизводитель оформляет приказ, регистрирует его в книге приказов, распределяет копии в соответствующие подразделения и контролирует исполнение․

Делопроизводитель отдела войсковой части – ключевая фигура в системе военного управления․ Его работа обеспечивает законность, прозрачность и эффективность всех административных процессов в части․ Профессиональная подготовка, знание нормативных актов и умение работать в условиях строгой секретности делают эту должность незаменимой для поддержания боеготовности и дисциплины в вооружённых силах․

Дата публикации: