Строевая часть (или строевое подразделение) в военной структуре — это важнейший орган, отвечающий за кадровый учет, личный состав, прохождение службы и наградное дело. Бесперебойная работа строевой части напрямую зависит от правильной организации делопроизводства. Главным специалистом в этом процессе является делопроизводитель.

В данной статье мы подробно рассмотрим специфику работы делопроизводителя в строевой части, уделив особое внимание такому ключевому процессу, как регистрация документов.

Нормативно-правовая база

Работа делопроизводителя в Вооруженных Силах Российской Федерации строго регламентирована. Основным документом, определяющим порядок работы с бумагами, является Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

Помимо ведомственных приказов, делопроизводитель обязан руководствоваться общими государственными стандартами, такими как ГОСТ Р 51141, который дает четкие определения терминам, используемым в документообороте (например, «внутренняя опись», «журнал» и т.д.).

Должностные обязанности делопроизводителя в строевой части

Согласно типовым должностным инструкциям, в обязанности делопроизводителя строевой части входит широкий спектр задач, направленных на обеспечение сохранности и учета документации. Основные обязанности включают:

• Ведение журнала учета прохождения документальных материалов.
• Осуществление контроля за исполнением документов и приказов.
• Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
• Составление внутренней описи документов дела, учетного документа, содержащего перечень документов дела с указанием порядковых номеров, индексов, названий, дат и номеров листов.
• Обеспечение сохранности служебной информации и документов с грифом «ДСП» (Для служебного пользования).

Регистрация документов: ключевой этап работы

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем внесения записи в регистрационно-контрольную форму (журнал). В строевой части, где малейшая ошибка в личном деле может повлиять на судьбу военнослужащего, этот процесс требует особой внимательности.

Регистрация входящих документов

Все входящие документы регистрирует делопроизводитель в журнале учета строго в день их поступления в часть. Процесс включает в себя:

1. Первичную обработку (проверку целостности конвертов, наличия всех листов).
2. Проставление штампа с датой поступления и входящим регистрационным номером.
3. Внесение записи в журнал регистрации входящих документов.
4. Передачу документа на рассмотрение командованию и дальнейшее направление по принадлежности в профильные службы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Исходящие документы (рапорты, письма, отношения) регистрируются после их подписания командиром воинской части. Внутренние документы (приказы по строевой части, протоколы заседаний) учитываются совместно с другой несекретной документацией, если иное не предусмотрено инструкцией.

В журнале регистрации исходящих документов обязательно указываются: дата документа, его исходящий номер, краткое содержание, адресат и отметка об исполнении.

Особенности работы с документами с грифом «ДСП»

В строевой части циркулирует большой объем информации, не подлежащей открытому разглашению. Делопроизводитель должен строго соблюдать правила работы с такими бумагами.

Согласно правилам делопроизводства, в Инструкции четко прописывается следующее требование: поступающие документы с грифом ДСП регистрируются отдельно от несекретной документации. Для них ведется специальный, обособленный журнал. Учет отправляемых и внутренних документов с грифом «ДСП» также ведется отдельно.

Образец журнала регистрации документов ДСП включает в себя графы, позволяющие отслеживать не только движение документа, но и список лиц, ознакомленных с ним под роспись.

Формы журналов и учетных форм

Под учетными формами в строевой части обычно понимают регистрационно-контрольные журналы. В зависимости от оснащенности воинской части, они могут вестись:

• В бумажном формате (прошнурованные, пронумерованные и скрепленные сургучной печатью журналы).
• В электронных таблицах (файлы Excel).
• В автоматизированных системах электронного документооборота (СЭД).

Однако стоит помнить, что для документов с грифом «ДСП» и строго секретных документов использование исключительно бумажных журналов является обязательным требованием безопасности.

Делопроизводитель в строевой части — это не просто технический работник, а хранитель порядка в документации, от которой зависит кадровое обеспечение и боеготовность подразделения. Точное соблюдение Приказа Министра обороны РФ № 170, правильное ведение журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также строжайший контроль за бумагами с грифом «ДСП» — залог успешной работы строевого органа.

Использование актуальных образцов и форм на 2026 год, регулярное обновление должностных инструкций и следование профстандартам позволяют делопроизводителям поддерживать высокий уровень организации делопроизводства в воинской части.