Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Делопроизводитель (делопроизводитель штаба, секретарь штаба) — это ключевая фигура в системе документирования и управления информацией любой воинской части. От качества его работы зависит законность приказов, сохранность секретных документов, своевременность отчетности и, в конечном счете, управляемость подразделением. В статье подробно разбираются функции, нормативная база, рабочий процесс и требования к специалисту на этой должности.

Нормативная правовая база деятельности

Деятельность делопроизводителя строго регламентируется иерархией нормативных актов. Незнание этих документов не освобождает от ответственности.

Устав Внутренней службы Вооруженных Сил РФ (УВИС ВС РФ) — основной документ, определяющий порядок службы, в т.ч. работу со штатной документацией (Глава 12, приложения).
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв; приказом Минобороны РФ) — «библия» делопроизводителя, описывающая правила регистрации, исполнения, оформления, учета и хранения документов.
Приказ Минобороны РФ № 300 (или актуальная редакция инструкции по офисной работе) — регламентирует единые правила ведения делопроизводства, номенклатуру дел, сроки хранения.
Инструкция по защите государственной тайны в Вооруженных Силах РФ — критически важна, так как 90% документов в части носят гриф секретности.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Национальный стандарт «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документ. Общие требования к оформлению») — применяется subsidiарно для оформления исходящих документов.
Внутренние распоряжения командира части (командира штаба) — уточняют график работы, порядок приема-передачи смен, специфику конкретной части.

Основные функции и виды деятельности

Работу делопроизводителя можно разделить на пять ключевых блоков:

Организация входящего и исходящего документооборота

Это «лицо» штаба во взаимодействии с высшими штабами, соседними частями и подчиненными подразделениями.

Прием входящей почты: ежедневная (часто многократная в день) поездка в почтовую станцию связи (ПСС) или пункт сбора почты. Прием заказных писем, бандеролей, телеграмм, секретной корреспонденции.
Регистрация входящих документов: присвоение регистрационного номера по Журналу учета входящих документов (форма № 1 или аналогичной). Обязательная простановка штампа «ВХОДЯЩИЙ» с датой и номером.
Маркировка грифом секретности: немедленное определение степени секретности (Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования, ДСП) и простановка соответствующих штампов/этикеток.
Распределение (разноска): передача документов адресатам (начальникам служб, командирам рот/батальонов) под роспись в журнале или по описи. Контроль сроков исполнения.
Оформление исходящих документов: подготовка к подписи приказа, распоряжения, рапорта, справки, служебной записки. Проверка на соответствие ГОСТу и Инструкции (реквизиты, подписи, визы согласования).
Регистрация исходящих документов: учет в Журнале учета исходящих документов. Отправка через ПСС, курьером, по защищенным каналам связи (ШКС/ВЧС).

Работа со секретной документацией (Спецучет)

Самая ответственная часть работы, требующая допуска к гостайне (обычно 1-й или 2-й уровень).

Ведение Журналов спецучета: отдельные журналы для входящих, исходящих, внутренних секретных документов (формы № 3, 4, 5 и др.).
Хранение: обеспечение хранения в металлических шкафах (сейфах) соответствующего класса устойчивости к взлому/пожарю в помещении, отвечающем требованиям (защищенное помещение, сигнализация, граты).
Учет перемещения: любой выход документа из шкафа фиксируется (кому выдан, когда, когда возвращен).
Уничтожение и списание: участие в комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения или ставшими неактуальными. Составление актов уничтожения (форма № 12), контроль процесса (перемалывание, сжигание).
Работа со штампами «СЕКРЕТНО» / «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО»: строгий учет самих штампов и форм бланков строгой отчетности.

Ведение делопроизводства штаба (Делохранение)

Формирование архива части — гарантия возможности найти любой документ за минуты.

Номенклатура дел: ежегодное составление и согласование с командиром штаба Номенклатуры дел — перечня названий дел, открываемых в текущем году, со сроками хранения (временно, постоянно).
Регистрация дел: присвоение индексов делам (индекс части, год, номер дела).
Сборка дел: своевременная подшивка исполненных документов в дела по номенклатуре. Правильная хронология (сверху, поздние, снизу — ранние) или системность.
Оформление обложек и корешков дел: заполнение по установленным образцам (форма № 7, 8).
Сдача в архив: подготовка описей (формы № 9, 10) и передача дел в архив части (или в Центральный архив МО РФ) по истечении сроков хранения в штабе.

Исполнительская дисциплина и контроль

Делопроизводитель — «глаза и уши» командира штаба по исполнению документов.

Контроль сроков: ежедневная проверка Журнала контроля исполнения документов (форма № 2). Выявление просроченных приказов, распоряжений, рапортов.
Докладывание: ежеутренний (или по графику) доклад командиру штаба/начальнику службы о состоянии исполнения документов, наличии просрочек, поступивших важных входящих.
Напоминания: направление служебных записок исполнителям и их руководителям о приближающихся или истекших сроках.

Техническое обеспечение и канцелярия

Заявка, получение, учет и расход канцелярских товаров (бумага А4/А3, картриджи, папки, скоросшиватели, бланки журналов).
Обеспечение работы копировально-множительной техники (ризографы, МФУ, ксероксы) — заказка тонера, вызов мастеров.
Ведение учета бланков строгой отчетности (приказы, удостоверения, путевки и т.д.).

Типичный рабочий день делопроизводителя (Пример графика)

График часто ненормированный, но ориентируется на режим дня части.

06:00 – 07:00 Подъем, уборка, завтрак.
07:30 – 08:00 Прием смены у уходящего делопроизводителя (проверка журналов, шкафов, секретных документов на руках, состояния сейфов). Подписание в Журнале смены;
08:00 – 09:00 Поездка в ПСС / Пункт сбора почты. Прием корреспонденции.
09:00 – 10:30 Регистрация входящей почты, простановка грифов, разноска по адресатам. Доклад командиру штаба о поступивших документах.
10:30 – 13:00 Работа с исходящими документами: оформление приказов/распоряжений на подпись, согласование проектов, регистрация, отправка; Подшивка исполненных дел. Контроль сроков исполнения.
13:00 – 14:00 Обед.
17:00 – 18:00 Подготовка к сдаче смены: укладка секретных документов в сейфы, проверка запертости, заполнение Журнала смены, передача смены наcoming дежурному/делопроизводителю.
18:00 – … Внеплановые работы (срочная рассылка, уччения, проверки, ремонт помещения).

Ключевые документы, которыми владеет делопроизводитель (Журналы и Формы)

Знание форм и умение их заполнять без ошибок — профессиональный стандарт.

Наименование журнала/формы	Назначение	Кто подписывает/верит
Журнал учета входящих документов (Форма № 1)	Учет всей входящей корреспонденции (открытой и секретной)	Делопроизводитель, начальник службы/командир штаба (периодически)
Журнал учета исходящих документов (Форма № 2)	Учет всех подписанных и отправленных документов	Делопроизводитель
Журнал контроля исполнения документов (Форма № 3)	Контроль сроков исполнения поручений, приказов, рапортов	Делопроизводитель, исполнители, руководители
Журнал спецучета входящих секретных документов	Строгий учет документов с грифом «Секретно» и выше	Делопроизводитель (личная ответственность)
Журнал спецучета исходящих секретных документов	Учет созданных и отправленных секретных документов	Делопроизводитель
Журнал выдачи/возврата секретных документов	Фиксация перемещения секретных документов вне шкафа	Делопроизводитель, получатель (под роспись)
Номенклатура дел (Форма № 6)	План формирования архива на год	Составляет делопроизводитель, утверждает командир штаба
Опись дел к сдаче в архив (Форма № 9/10)	Сопроводительный документ при сдаче дел в архив	Делопроизводитель, начальник архива/командир штаба
Акт уничтожения документов (Форма № 12)	Документальное подтверждение уничтожения	Комиссия по уничтожению, делопроизводитель
Журнал смены делопроизводителей	Фиксация передачи дела, ключей, секретных документов, состояния	Уходящий и приходящий делопроизводители

Требования к кандидату и необходимые навыки

Официальные требования (по ВВУС/Штатному расписанию)

Воинская должность, как правило, предназначена для сержантов/старшин (долгосрочной службы) или офицеров (в крупных штабах — старший делопроизводитель/начальник канцелярии).
Военно-учетная специальность (ВУС), связанная с управлением/связью/делопроизводством (например, ВУС 09300, 240000 и др., зависит от вида ВС).
Наличие допуска к государственной тайне (минимум 1-й уровень, часто 2-й).
Образование: среднее профессиональное или высшее (юридическое, управленческое, техническое — преимущество).

Профессиональные навыки (Hard Skills)

Идеальное знание Инструкции по делопроизводству в ВС РФ и УВИС ВС РФ.
Умение оформлять приказы, распоряжения, рапорты, служебные записки, акты, протоколы по ГОСТу и образцам ВС РФ.
Навык слепой печати (минимум 250-300 знаков/мин) и работы в MS Word, Excel (продвинутый уровень: стили, макросы, сводные таблицы для отчетности).
Опыт работы с АСУ «Делопроизводство» / АСУ «Управление» / ЭДО (Электронный документооборот) — в современных частях переход на безбумажку обязателен.
Умение пользоваться ризографом, МФУ, шредерами, ламинаторами.
Знание процедур шифрования/расшифрования (если нет отдельного шифровальщика) и работы на аппаратурах защищенной связи.

Личностные качества (Soft Skills)

Внимательность и аккуратность: ошибка в номере приказа или дате может привести к правовым последствиям.
Ответственность и конфиденциальность: доступ к личным делам, планировке учений, личному составу.
Стрессоустойчивость: работа в режиме «вчера было нужно», проверки, учения, смены.
Коммуникабельность: взаимодействие с офицерами всех звеньев, почтовой связью, архивом, типографией.
Организованность: умение планировать свой день и работу архива на год вперед.

Типичные ошибки и как их избежать

Просрочка исполнения документов. Решение: Ежеутренняя проверка Журнала контроля (Форма № 3), установка напоминаний в календаре/ЭДО за 3, 1 день и в день дедлайна.
Нарушение процедур спецучета (документ лежал на столе, потерян журнал). Решение: Жесткое правило: «Документ либо в сейфе, либо в работе у адресата под роспись, либо в пути под описью». Никаких «положи на минутку».
Несвоевременное составление Номенклатуры дел. Решение: Готовить проект в ноябре-декабре текущего года на следующий, согласовывать до 1 января.
Ошибки в реквизитах приказов (нет даты, подписи, визы согласования, неверный номер). Решение: Чек-лист проверки перед подачей на подпись. Использование шаблонов в Word/ЭДО.
Хаос в архиве (дела не подшиты, корешки не заполнены). Решение: Еженедельный «день архива» (например, пятница) для подшивки накопленных документов.

Ответственность делопроизводителя

Неисполнение или недобросовестное исполнение обязанностей влечет за собой:

Дисциплинарную ответственность: выговор, строгий выговор, представление к увольнению со службы (ст. 192 ТК РФ, ст. 24 УВИС ВС РФ).
Материальную ответственность: возмещ ущерба при потере документов строгой отчетности, бланков, имущества (канцелярия, техника).
Административную ответственность: по КоАП РФ (например, ст. 13.14 — нарушение правил защиты гостайны, штраф на должностное лицо).
Уголовную ответственность: ст. 283 УК РФ (раскрытие гостайны), ст. 291 УК РФ (подделка документов), ст. 204 УК РФ (коммерческая подкупность — редко, но бывает при закупках канцтоваров).

Карьерные перспективы

Опытный делопроизводитель — ценный кадровый резерв.

Внутри части: Старший делопроизводитель штаба → Начальник канцелярии/сектора делопроизводства → Заместитель командира штаба по организационно-штатной работе / Начальник службы управления (в батальоне/полке).
Высшие штабы: Перевод в штаб армии/корпуса/округа на должность специалиста/старшего специалиста/начальника группы делопроизводства.
Образование: Прохождение курсов повышения квалификации (КПК) в ВУЦ ВС РФ, обучение в военных учебных заведениях (для прапорщиков/офицеров) по специальности «Управление (делопроизводство)».
Гражданская жизнь: После увольнения — архивист, делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер, специалист по ЭДО в госорганах или крупных корпорациях (знание ГОСТов, 1С:Документооборот, Диадок, СБИС высоко ценится).

Советы начинающему делопроизводителю

Выучите Инструкцию по делопроизводству наизусть. Не читайте «по диагонали», знайте, где написано про оформление корешка дела, а где про сроки хранения рапортов.
Найдите наставника. В каждой части есть «старик» (старшина/прапорщик), который знает все подводные камни местного архива и привычек командира штаба. Пейте с него чай, задавайте вопросы.
Ведите «Шпаргалку». Тетку с номерами форм, телефонами ПСС, архива, шифровальщика, образцами виз, порядком действий при ЧП (пожар, утечка гостайны).
Не бойтесь ЭДО. Электронный документооборот — будущее. Освойте АСУ части досконально: создание карточек, маршруты согласования, ЭЦП.
Чистота на рабочем месте, залог успеха. Уберите лишние бумаги. На столе, только текущий журнал, входящая корреспонденция на регистрацию и ручка. Всё остальное — в шкафах/сейфах.
Проверяйте подписи. Никогда не регистрируйте исходящий документ без подписи командира (начальника службы) и виз согласующих лиц. «Забуду потом» — не работает.
Сдавайте смену по инвентарю. Ключи от сейфов, шкафов, помещения, журналы, секретные документы на руках — всё по пунктам в Журнале смены. Подпись приходящего — ваша защита.

Делопроизводитель в воинской части — это не просто « секретарь с печатью». Это менеджер информационных потоков, страж государственной тайны, архивист и контролер исполнительской дисциплины. От его компетентности, аккуратности и знания уставов зависит, насколько быстро и законно командир части может управлять подчиненными, а личный состав, получать положенные им права и выплаты. Освоение этой профессии требует времени, терпения и постоянного самообразования, но дает надежную военную специальность и востребованные на гражданском навыки управления документами.