Ликвидация воинской части — это сложный организационный и юридический процесс, в ходе которого одним из самых критически важных этапов становится судьба архивных фондов. Документы, накапливаемые за десятилетия службы, содержат сведения о личном составе, боевом пути, материальном обеспечении и секретных объектах. Их потеря или некорректная передача недопустима, так как это напрямую затрагивает права ветеранов, пенсионное обеспечение, правопорядок и государственную безопасность.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий с документами при расформировании части, нормативную базу, места хранения и процедуру получения справок заинтересованными лицами.

Нормативная правовая база

Процесс передачи документов жестко регламентируется федеральным законодательством и ведомственными актами Министерства обороны РФ:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, регулирующий порядок формирования, хранения и использования архивных документов.
• Федеральный закон от № 412-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части совершенствования государственного управления в сфере архивного дела».
• Постановление Правительства РФ от № 974 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения архивов организаций, в т.ч. при их реорганизации и ликвидации».
• Приказ Министра обороны РФ от № 730 (ред. от 2023 г.) «Об утверждении Инструкции об архивном деле в Вооруженных Силах Российской Федерации» — ключевой ведомственный документ.
• Приказ Росархива от № 55 «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций» (с учетом специфики ВС).

Этапы работы с документами при подготовке к ликвидации

Работа с архивом начинается задолго до подписания приказа о расформировании. Процесс можно разделить на ключевые стадии:

Инвентаризация и экспертиза ценности (ЭПК)

Создается Экспертная комиссия по учету и хранению документов (ЭКУХД) или Экспертная комиссия по ценности документов (ЭПК). Её задачи:

1. Полная инвентаризация всех дел воинской части (как дел постоянного, так и временного хранения).
2. Проведение экспертизы документов для установления сроков хранения (постоянное, временное — 10, 50, 75 лет и т.д.).
3. Выделение документов, подлежащих уничтожению (с истекшим сроком хранения и не представляющих исторической/правовой ценности). Уничтожение производится по акту с обязательным участием представителя архивного органа.

Приведение дел в надлежащее состояние

Документы должны быть переданы в архив в упорядоченном состоянии. Это означает:

• Все дела сшиты, пронумерованы, имеют правильные заглавия.
• Составлены описи дел (формы № 1 или ведомственные аналоги).
• Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу утверждаются/согласовываются с вышестоящим архивным органом (ЦА МО РФ или территориальным архивом).
• Подготовлен Акт приема-передачи документов (не справка, а именно акт) в двух экземплярах.

Определение места хранения (Куда сдавать?)

Место хранения зависит от трех факторов: ведомственной принадлежности, даты увольнения/ликвидации и срока, прошедшего после исключения части из штатов.

Основные сценарии передачи:

• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ), г. Подольск, Московская обл. — основной получатель дел ликвидированных частей ВС РФ (дела по личному составу, боевой учет, секретные дела, штатные расписания, журналы учета приказов).
• Государственные архивы субъектов РФ / Муниципальные архивы — принимают документы по учету труда и заработной платы (личные карточки Т-2, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, приказы о зарплате) по юридическому адресу дислоцировавшейся части (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).
• Правопреемник (если часть реорганизована, а не ликвидирована) — документы передаются по описи непосредственно новой воинской части или организационно-штатной структуре.
• Депозитарное хранение (коммерческие/некоммерческие архивы), если правопреемник отказывается принимать документы или архив не готов к приему, ликвидационная комиссия может заключить договор на платное хранение в аккредитованном архиве-депозитарии.

Категории документов и их судьба

Не все документы идут в одно место. Распределение происходит по номенклатуре:

Категория документов	Примеры	Место хранения
Документы по личному составу (основной фонд)	Личные дела офицеров/прапорщиков/сержантов, личные карточки учетов (в/ч 2, 3, 4), служебные характеристики, автобиографии, решения о присвоении званий/наград, дела о увольнении.	ЦА МО РФ (Подольск) — постоянное хранение (75/100 лет).
Документы по учету труда и зарплате (кадровый/финансовый учет)	Личные карточки формы Т-2, лицевые счета начислений, расчетно-платежные ведомости, приказы о начислении/удержании, отчеты в Пенсионный фонд (СФР).	Государственный/Муниципальный архив по месту нахождения части (юрадрес) — хранение 75 лет.
Боевые и оперативные документы	Журналы боевых действий, рапорты, приказы по боевым вопросам, схемы расстановки войск, документы о в конфликтах/учениях.	ЦА МО РФ (или архив Генерального штаба для особо секретных) — постоянное хранение.
Административно-хозяйственные документы	Приказы по части (основной журнал приказов), штатные расписания, планы учеба/боевой подготовки, отчеты, акты проверок, документы по материальной части (имуществу).	Распределяются: приказы/штаты — ЦА МО РФ; хозяйственные (срок 5-10 лет) — часто уничтожаются после экспертизы или идут в территориальный архив.
Секретные документы (Гриф «Совершенно секретно», «Секретно»)	Документы со сведениями, составляющими гостайну.	Передаются только в специализированные хранилища ЦА МО РФ или Архив Генерального штаба по специальным актам с соблюдением режима секретности. В территориальные архивы НЕ сдаются.
Музеальные ценности / История части	Знамена, Боевые знамена, КНВП, фотоальбомы, подарки, уникальные исторические регалии.	Центральный музей Вооруженных Сил РФ (Москва) или ведомственные музеи округов/видов войск. Передаются по отдельным актам с экспертизой.

Процедура передачи: Акт приема-передачи, главный документ

Передача документов осуществляется исключительно по Акту приема-передачи (не по справке, не по накладной). Это юридически значимый документ, фиксирующий переход ответственности за сохранность фондов.

Структура Акта приема-передачи:

• Шапка: наименование ликвидируемой части, ликвидационной комиссии, принимающего архива.
• Основание: приказ о ликвидации, указание на ст. 22 Закона № 125-ФЗ, Приказ Минобороны № 730.
• Приложение: Утвержденные описи дел (в 2-х экземплярах: один остается в архиве, второй — у ликвидатора/председателя ЛК).
• Перечень передаваемых дел с указанием: шифр дела, заглавие, даты крайних записей, срок хранения, количество листов.
• Подписи: Председателя ликвидационной комиссии (или уполномоченного лица), Главного архивиста/Директора принимающего архива, членов ЭПК.
• Печати сторон.

Важно: Один экземпляр Акта с отметкой о приеме в архиве обязательно остается у ликвидатора (председателя ЛК, учредителя, конкурсного управляющего). Это единственное подтверждение того, что документы сданы законно и в полном объеме.

Сроки передачи документов

Закон устанавливает жесткие временные рамки:

• В течение 3 лет со дня принятия решения о ликвидации (внесения записи в ЕГРЮЛ/реестр ВС) документы должны быть переданы на хранение в архив (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).
• На практике для воинских частей этот процесс инициируется командой округа/объединения сразу после подписания приказа о расформировании и должен быть завершен до момента окончательного исключения части из штатов.
• Если архив (ЦА МО РФ или территориальный) не готов принять документы (нет мест, не согласованы описи), ликвидационная комиссия обязана обеспечить временное хранение в условиях, соответствующих ГОСТ Р 7.0.99-2018 (температура, влажность, пожаробезопасность, охрана).

Как получить справку или копию документа из ликвидированной части?

Это самый частый вопрос от ветеранов, наследников и юристов. Алгоритм действий зависит от того, какой именно документ нужен и где он сейчас хранится.

Сценарий А: Нужен документ по личному составу (служебный список, награда, ранение, увольнение)

1. Обращаться в Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ).
2. Адрес: 142143, Московская обл., г. Подольск, ул. Кутúzова, д. 3 (или филиалы в Подольске).
3. Способы обращения:
   • Лично (по предварительной записи через госуслуги/сайт ЦА МО).
   • Почта РФ (заказное письмо с описью вложения).
   • Через портал Госуслуг (Госуслуги.Ру) — сервис «Получение архивной справки из ЦА МО РФ».
   • Через МФЦ (Мой Документы), в некоторых регионах есть субагентство.
4. Необходимые данные: ФИО, дата рождения, номер воинской части, годы службы, звание. Желательно: номер личного дела (если известен из талонка/военного билета).

Сценарий Б: Нужен документ по зарплате/пенсии/стажу (Т-2, лицевой счет, ведомость выплаты)

1. Определить юридический адрес воинской части на момент ликвидации (можно узнать через «Справочник воинских частей» или по старому воинскому билету).
2. Обратиться в Государственный архив субъекта РФ или Муниципальный архив этого района/города.
3. Пример: Часть дислоцировала в г. Муром Владимирской обл. -> Обращаемся в Государственный архив Владимирской области или Муниципальный архив г. Мурома.

Сценарий В: Часть реорганизована (переформирована в другую часть/центр)

1. Документы могли перейти к правопреемнику.
2. Нужно узнать номер/название новой части (через военкомат, госуслуги или запрос в ЦА МО РФ).
3. Обращаться напрямую в архив новой воинской части (если она действует) или в ЦА МО РФ, если новая часть тоже уже ликвидирована.

Типичные проблемы и риски

• Потеря описей при передаче: Если опись не согласована с ЭПК или утеряна, архив откажет в приеме. Восстановление описи требует возврата документов в часть (что невозможно, если часть расформирована) или судебного установления факта.
• Смешивание фондов: Часто дела по личному составу (КУ) и дела по учету труда (Т-2) сшиты в один том. При сдаче их нужно разделять: КУ — в ЦА МО, Т-2 — в госархив. Несоблюдение этого правила ведет к хаосу в архивах и отказу в выдаче справок.
• Секретные документы в открытом архиве: Грубая ошибка, сдача дел с грифом «Секретно» в муниципальный архив. Это влечет административную/уголовную ответственность и изъятие дел спецслужбами.
• Отсутствие Акта приема-передачи у ЛК: Если председатель ЛК не забрал второй экземпляр акта, юридически не доказано, что документы сданы. Это риск для членов ЛК (субсидиарная ответственность).

Контакты ключевых архивов (актуально на 2024-2025 гг.)

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ)

• Адрес: 142143, Московская область, г. Подольск, ул. Кутузова, д. 3.
• Сайт: camorussia.ru (раздел «Обращения граждан», запись на прием, формы запросов).
• Телефон справки: +7 (4967) -4-XX-XX (уточнять на сайте).
• Режим работы читальни: обычно пн-пт, требуется предварительная запись.

Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) — для частей, ликвидированных до 1991 г.

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17.
• Хранит фонды до 1917 г. и период Гражданской войны/ВОВ (фонды штаба Красной Армии, народных комиссариатов).

Территориальные архивы

Поиск нужного архива по региону: Официальный сайт Росархива (Реестр архивов).

Резюме: Чек-лист для председателя Ликвидационной комиссии (ЛК)

1. [ ] Приказ о создании ЭПК/ЭКУХД подписан.
2. [ ] Проведена полная инвентаризация ВСЕХ дел (основной фонд, вспомогательный, секретный).
3. [ ] Проведена экспертиза сроков хранения, составлены акты об уничтожении (для дел с истекшим сроком).
4. [ ] Документы разделены по потокам: ЦА МО РФ / Территориальный архив / Музей / Правопреемник / Уничтожение.
5. [ ] Составлены и утверждены/согласованы описи для каждого потока.
6. [ ] Обеспечена упаковка дел в архивные коробки/папки по ГОСТу.
7. [ ] Подписаны Акты приема-передачи с каждым получающим архивом (в 2-х экз.).
8. [ ] Один экземпляр каждого Акта с печатью архива зафиксирован в деле ЛК.
9. [ ] Составлен отчет о выполнении мероприятий по архивному делу для вышестоящего штаба/ведомства.

---

Судьба документов ликвидированной воинской части — это не бюрократическая формальность, а гарантия социальных прав тысяч людей. Главное правило: документы не пропадают, они перемещаются в установленном законом порядке. Ключевым звеном являеться Акт приема-передачи и грамотное разделение фондов между Центральным архивом МО РФ (личный состав, история, секрет) и территориальными государственными архивами (труд, зарплата, пенсии).

Если вы ищете документы по родственнику или своим службе — начните с определения типа нужного документа и места дислокации части. Это сэкономит месяцы ожидания и направит запрос именно в то хранилище, где лежит нужное дело.

Дата актуализации информации: . Нормативная база может меняться, перед отправкой запроса рекомендуеться уточнить реквизиты на официальных сайтах ЦА МО РФ и Росархива.