Архивная работа в воинской части — это не просто хранение бумаг, а система организационных мероприятий, обеспечивающая формирование, учет, хранение, комплектование, научное описание, обеспечение сохранности и использование документов, образующих архив воинской части. Качество ведения архива напрямую влияет на правовую защищенность военнослужащих, готовность части к выполнению задач и успешное прохождение проверок высших органов управления.

Нормативно-правовая база

Деятельность архива воинской части регламентируется иерархией нормативных актов. Незнание этих документов не освобождает от ответственности.

Основные документы:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Устав Внутренней службы Вооруженных Сил РФ (Приказ Минобороны РФ от № 600), главы, регулирующие документооборот и архивы (обычно Глава 12).
• Приказ Минобороны РФ от № 730 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации», главный ведомственный документ, определяющий порядок работы с документами в частях.
• Приказ Росархива от № 116 «Об утверждении Типовых перечней документов, подлежащих хранению в архивах федеральных органов исполнительной власти, с указанием сроков их хранения» (раздел для Минобороны).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения).
• Инструкция по защите государственной тайны в Вооруженных Силах РФ — для работы с секретными документами.

Организационная структура архива части

Архив воинской части — это структурное подразделение (служба), возглавляемое начальником архива (архивариусом).

Ключевые должностные лица:

1. Командир части, несет личную ответственность за состояние архивного дела (ст. 18 ФЗ № 125-ФЗ). Утверждает штатное расписание, перечни документов, распоряжается финансированием.
2. Начальник архива (архивариус) — непосредственный организатор работы. Должен иметь специальное образование (или пройти переподготовку) и допуск к гостайне (если часть секретная).
3. Секретарь (делопроизводитель) штаба/управления, обеспечивает поступление документов в архив по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
4. Члены экспертной комиссии — назначаются приказом командира для проведения экспертизы документов (определения сроков хранения).

Штатное расписание:

Количество архивариусов устанавливается в зависимости от численности части и объема документооборота (обычно 1 ставка на часть, в крупных соединениях — группа архивариусов).

Документооборот: От создания до архива

Понимание жизненного цикла документа — основа архивиста.

Этапы:

1. Создание/Поступление — в штабе, управлении, отделениях.
2. Регистрация и исполнение — в журналах учета (КЖ-1, КЖ-2 и др.) или АИС «Делопроизводство».
3. Сборка дел — по истечении года (или иного срока) дела собираются, прошиваются, нумеруются, оформляются обложки (ф. 1-б/арх) и внутренние описи.
4. Сдача в архив части, по акту приема-передачи (ф. 1-ак/арх) после проверки оформления секретарем/делопроизводителем.

Срок сдачи дел в архив: Обычно до 1 февраля года, следующего за отчетным (для ежегодных дел). Для дел длительного хранения — по завершении дела.

Экспертиза документов и установление сроков хранения

Это самый ответственный этап. Ни один документ не может быть уничтожен без экспертизы.

Порядок проведения:

• Проводится ежегодно (обычно в IV квартале) по собранным делам.
• Комиссия изучает каждую единицу хранения (дело).
• Присваивается срок хранения: Временный (до 10 лет, до 30 лет) или Постоянный.
• Результаты оформляются Актом экспертизы документов (ф. 1-эк/арх) в 3-х экземплярах.

Критерии отнесения к постоянному хранению (примерно):

• Уставы, положения, штатные расписания, боевые журналы.
• Приказы по части (основные, по боевой подготовке, по личному составу, офицеры/прапорщики).
• Личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов/матросов (по контракту) — 75 лет (до перехода в госархив).
• Дела по учету личного состава, личные карточки учета.
• Документы по недвижимому имуществу, земельные дела.
• Материалы проверок, расследований (Летательные происшествия, ЧП и т.д.).

Обеспечение сохранности и условия хранения

Архив — это объект материально-технического обеспечения.

Требования к помещению (согласно СанПиН и Приказу № 730):

• Отдельное помещение (или блок комнат) с отдельным входом, не проходное.
• Капитальные стены, перекрытия, надежные двери (металлические, двухстворчатые) с замками повышенной секретности (класс защиты не ниже 2-го по ГОСТ 5089-2011).
• Пожарная сигнализация, автоматические установки пожаротушения (порошковые/газовые — вода запрещена!), первичные средства пожаротушения (ОУ-5, ОП-5).
• Климат: температура 18±2°C, относительная влажность 55±5%. Наличие термометров, психрометров, журнал учета микроклимата (ежедневные замеры).
• Световое освещение: естественное (зашторивание) + искусственное (люминесцентные/ЛЕД лампы, ИК-фильтры). Исключено прямое солнечное освещение.
• Стеллажи: металлические, неподвижные или подвижные (компактусы), загруженность не более паспортной. Нижняя полка не ниже 15-20 см от пола (защита от затопления).
• Дератизация, дезинсекция — по графику, журналы учета.

Работа с секретными документами:

Если в части есть секретные документы (Гриф «Секретно», «Совершенно секретно»), архив должен соответствовать требованиям Инструкции по защите гостайны (свидетельство Госсистемы, сертифицированные СКЗИ, режимы доступа, журналы выдачи/возврата, двухличное хранение ключей).

Научное описание и справочно-поисковый аппарат (СПА)

Без описания архив — это «кладбище бумаг». Научное описание делает документы доступными.

Основные виды описей:

1. Опись дел фонда (ф. 1-оп/арх), основной учетный документ. Составляется по итогам года хранения дел (обычно за календарный год). Содержит: номер дела, заглавие, даты начала/окончания, число листов, срок хранения, примечание.
2. Внутренние описи дел — составляются секретарем при сборке дела (перечень документов внутри дела).
3. Систематические (тематические) указатели — для поиска по темам (например, «Боевая подготовка», «Медицинское обеспечение»).
4. Именные указатели — для личных дел, наградных листов.

Современные требования:

Ведение электронных описей в АИС «Архив ВС РФ» или иных автоматизированных системах (например, «Континент АП», «Документ.Архив») обязательно для новых фондов. Бумажные описи дублируются или ведутся параллельно в переходный период. Электронная опись должна обеспечивать формирование XML-пакетов для сдачи в Центральный архив МО (ЦА МО).

Использование документов (Справки, Выдача, Ксерокопирование)

Архив служит потребителям: командиру, штабу, следователям, судам, пенсионным фондам, ветеранам, родственникам погибших.

Порядок выдачи:

• На основании служебной записки (внутри части) или официального запроса (внешние организации).
• Оформление справки-выписки (ф. 1-св/арх) или предоставления копии (ксерокопии, скана).
• Учет в Журнале выдачи документов на руки (ф. 1-жд/арх) и Журнале учета справок.
• Срок выдачи справки — не более 3 дней (срочно — 1 день).
• Запрещена выдача оригиналов документов постоянного хранения за пределы архива (кроме суда/следствия по требованию). Выдаются копии.

Типовые справки:

• О прохождении военной службы (для ПФР, МФЦ).
• О награждении (дубликаты наградных листов).
• О факте нахождения в зоне экологического бедствия (Чернобыль, Семипалатинск и т.д.).
• Для судов/следствия (материалы расследований ЧП).

Передача документов в государственные архивы (ЦА МО)

Документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче в Центральный архив Министерства обороны (г. Подольск, Московская обл.) или в архивы субъектов РФ (для территориальных органов).

Подготовка к сдаче (Комплектация фонда):

1. Проверка полноты дел по описям (инвентаризация).
2. Восстановление утерянных/поврежденных дел (по копиям, справкам).
3. Оформление титулов лиц фонда (ф. 1-тл/арх) и описей (ф. 1-оп/арх) на бланках строгой отчетности (или печатью из АИС с ЭЦП).
4. Упаковка в архивные короба (ф. 1-к/арх) с этикетировкой.
5. Составление Акта приема-передачи документов (ф. 1-пп/арх).

Сроки передачи: Документы постоянного хранения сдаются в ЦА МО по истечении 20 лет со дня окончания года их создания (для личных дел офицеров, 75 лет, но часто сдают раньше при роспуске части). При роспуске/реформировании части, в экстренном порядке по специальному плану.

Цифровизация и электронные документы

Современная армия переходит на бескागжевый документооборот.

• Электронные документы (ЭД), созданные в АИС «Делопроизводство» / АСУ «Управление персоналом» и др., являются первичными. Бумажные копии — вторичны.
• Архив должен обеспечивать долговременное хранение ЭД (формат PDF/A, XML, ЭП ОЭП/КЭП).
• Использование АИС «Архив ВС РФ» для формирования электронных фондов и передачи в ЦА МО.
• Обеспечение юридической значимости ЭД (квалифицированная ЭП, метки времени, журналы аудита).
• Проблема «цифровой устарелости»: необходимость миграции данных на новые носители/форматы каждые 5-7 лет.

Контроль за состоянием архивного дела

Проверки бывают плановыми и внеплановыми.

Кто проверяет:

• Командир части (ежеквартально/ежегодно).
• Высшее командование (армия, округ, МО) — по плану проверок.
• Росархив (Федеральная архивная служба) — ведомственный контроль (редко, но строго).
• Прокуратура — надзор за исполнением закона (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ).

Что проверяют (Чек-лист для самопроверки):

1. Наличие актуальных приказов по архиву (о комиссии, о графике экспертизы, о режиме).
2. Состояние помещения (пожарная безопасность, климат, замки, сигнализация).
3. Полнота фондов (нет ли «висячих» дел в штабе старше 1 года?).
4. Качество оформления дел (обложки, внутренние описи, прошивка, нумерация листов).
5. Наличие и актуальность Актов экспертизы за последние 3-5 лет.
6. Правильность установления сроков хранения (согласно Приказу Росархива № 116).
7. Ведение СПА (описи, указатели, АИС).
8. Учет выдачи документов и справок (журналы, сроки).
9. Готовность к сдаче в ЦА МО (для частей со стажем >20 лет).
10. Работа с ЭД (есть ли регламент, ЭП, резервное копирование).

Типичные ошибки и как их избежать

Ответственность за нарушения

• Дисциплинарная (ст. 332 УК ВС РФ) — за неисполнение приказа командира по архиву.
• Административная (ст. 13.20 КоАП РФ) — за нарушение законодательства об архивном деле (для должностных лиц — штраф до 5000 руб.).
• Уголовная (ст. 293 УК РФ — халатность; ст. 283 УК РФ — разглашение гостайны; ст. 325 УК РФ — хищение/повреждение документов).
• Материальная — возмещер ущерба, причиненного архивному фонду.

Архивная работа в воинской части — это непрерывный процесс, требующий высокой дисциплины, знания нормативной базы и внимания к деталям. Главный принцип: «Документ должен быть найден за минуту».

Ключевые факторы успеха:

1. Личный контроль командира части.
2. Квалифицированный архивариус (не «по остаточному принципу», а специалист).
3. Материально-техническая база (помещение, стеллажи, ПК, ПО, климатехника).
4. Взаимодействие с секретарем штаба/управления (поступление дел).
5. Цифровизация процессов (АИС «Архив ВС РФ», электронные описи).

Грамотно организованный архив — это гарантия прав военнослужащих, ветеранов и их семей, а также боевой готовности и правопорядка в Вооруженных Силах РФ.

Статья подготовлена на основе действующего на 2024 год законодательства (ФЗ-125, Приказ МО № 730, Приказ Росархива № 116, Устав ВС РФ). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в консультантских системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на официальных порталах (минобороны.рф, росархив.рф).