Архив воинской части — это не просто место хранения бумаг, а важнейший структурный элемент системы документирования Вооруженных Сил Российской Федерации (и ранее — СССР). От качества работы архива на уровне части зависит сохранность прав военнослужащих, возможность подтверждения стажа, получения пенсий, льгот и награждений, а также сохранение исторической памяти подразделения. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, структура, порядок формирования и сдачи документов, а также взаимодействие частинных архивов с вышестоящими ведомственными хранилищами.

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность архивов воинских частей регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы архивного дела, сроки хранения, порядок передачи документов в государственные архивы.
• Устав воинской части (Указ Президента РФ от № 540) — регламентирует внутренний распорядок и обязанности должностных лиц, включая архивариуса (делопроизводителя).
• Приказ Министра обороны РФ от № 710 «Об утверждении Инструкции по управлению документами в организациях Министерства обороны Российской Федерации» — основной ведомственный документ, регулирующий делопроизводство, номенклатуру дел, сроки хранения и сдачу в архив.
• Приказ Росархива (Федеральной архивной агентства) — Типовая номенклатура дел управления Вооруженных Сил РФ — единый перечень дел с указанием сроков хранения (временные: 1, 5, 10 лет; постоянные: 50, 75 лет и более).

Структура и состав архивных фондов части

Архив воинской части формируется из документов, созданных в процессе жизнедеятельности данной организации. Согласно принципу провенанции (происхождения), фонд части — это совокупность документов, созданных именно этой частью за время ее существования.

Основные группы документов, подлежащие хранению в архиве части:

1. Организационно-распорядительные документы: приказы командира части (постоянные, оперативные, по личному составу), директивы, распоряжения, боевые распоряжения.
2. Документы по личному составу (кадровые): личные дела военнослужащих (пока они служат в части), служебные записки, рапорты, характеристики, справки о присвоении званий, награждении, отпусках.
3. Учебно-боевые документы: планы занятий, журналы учета выстрелов, отчеты о выполнении учебно-боевых задач, журналы дежурств.
4. Материально-техническое обеспечение: инвентаризационные листы, акты приема-передачи имущества, ведомости расхода БОИ, ГСМ, питания.
5. Медицинские документы: санитарно-статистические отчеты, журналы учета заболеваний (в пределах компетенции части).
6. Исторические документы: исторический формуляр (историческая справка) воинской части — главный документ, фиксирующий историю подразделения (формирование, переформирование, участие в учениях/боевых действиях, награждения, смены командиров).

Организация работы архива в части

Должностные лица

В штате воинской части, как правило, не предусмотрена отдельная штатная единица «архивариус». Функции архивариуса выполняет делопроизводитель (секретарь штаба/командира) или специально уполномоченный офицер/военнослужащий по контракту, прошедший обучение по делопроизводству и архивному делу.

Ключевые процессы

• Регистрация и учет: Ведение журналов регистрации входящей/исходящей документации, журналов учета дел по номенклатуре.
• Сборка дел: Ежегодная (по итогам года) сборка дел в тома по утвержденной номенклатуре. Оформление дел: переплет, скрепление, нумерация листов, составление внутренних описей.
• Экспертиза документов по срокам хранения: Проведение ежегодной экспертизы (обычно в IV квартале) комиссией части для определения сроков хранения (уничтожение, продление, перевод в постоянное хранение).
• Хранение и обеспечение сохранности: Выделение специального помещения (архива) с соблюдением режима температуры (18±2°С) и влажности (50±5%), пожарной безопасности, режима доступа (секретность, гостайна).
• Справочно-информационное обслуживание: Выдача архивных справок, выписок, копий документов военнослужащим, ветеранам, членам их семей, пенсионным фондам и судам.

Сроки хранения и сдача документов в вышестоящие архивы

Это критически важный аспект. Документы хранятся в архиве части не вечно. Существуют строгие сроки, по истечении которых дела подлежат передаче в центральные ведомственные архивы.

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ)

Адрес: 142100, Московская обл., Подольск, ул. Кирова, д. 74 (войсковая часть 00500).

Что хранится: Документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время. На 2024–2025 гг. в ЦА МО хранится более 20 млн архивных дел и 60 млн единиц хранения военно-медицинских документов (в т.ч. около 11 млн дел личного состава).

Порядок сдачи: Дела постоянного хранения (50, 75 лет и более) и временного хранения (по истечении 10, 25 лет в зависимости от номенклатуры) сдаются в ЦА МО по графику, утверждаемому Управлением делопроизводства и архивным делом МО РФ. Обязательным условием сдачи является наличие полностью оформленного исторического формуляра (исторической справки) воинской части.

Центральный архив войск национальной гвардии РФ (Центральный архив Росгвардии)

Хранит архивные фонды воинских частей и учреждений внутренних войск МВД России с 1992 года. Осуществляет подготовку архивных справок, выписок, копий для социальной защиты граждан (пенсии, льготы, компенсации). Документация воинских частей Росгвардии за последние 10–15 лет может находиться непосредственно в этих частях.

Российский государственный военный архив (РГВА) и Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)

• РГВА (Москва): Документы до 1941 г. (Красная Армия, ВС СССР до ВОВ), а также фонды Великой Отечественной войны (оперативные документы штабов, делопроизводство фронтов/армий).
• РГВИА (Санкт-Петербург): Документы до 1917 г. (Русская императорская армия), а также коллекции послужных списков офицеров (Ф. 409 — 443 тыс. персоналий), списки по старшинству генералов и офицеров.

Порядок обращения за архивными справками и документами

Гражданам, нуждающимся в подтверждении факта службы, награждения, ранения или стажа, необходимо знать алгоритм действий:

Если служба прошла в текущей части (документы еще не сданы в ЦА)

Обращение адресуется командиру воинской части. Выдача справок, копий приказов, выписок из личных дел осуществляется архивариусом (делопроизводителем) части в установленные законом сроки (обычно до 30 дней).

Если документы уже сданы в Центральный архив (ЦА МО или ЦА Росгвардии)

1. Запрос направляется непосредственно в соответствующий Центральный архив (по почте, через Госуслуги, через портал «Архивы России» / ГИС УИАД).
2. Необходимо указать: ФИО, дату рождения, номер воинской части, годы службы, цель запроса (пенсия, льгота, восстановление права на награждение и т.д.).
3. Поиск информации о награждении и личном составе ведется по электронным базам данных (например, проект «Память народа», 2,5 млн записей из документов о личном составе за 2024–2025 гг.).

Поиск номера воинской части по месту дислокации

Если известен только город или garnison, но не номер части, можно воспользоваться справочниками на сайте ЦА МО («Войсковая часть: поиск места службы: номер, город, адрес») или обратиться в архив с известными данными для идентификации части.

Особенности работы с секретными и гостайной документацией

Архив части обязательно должен иметь раздельное хранение для:

• Документов, составляющих государственную тайну (Гостайна): Хранение в специальных сейфах/хранилищах, учет в журнале секретной документации, доступ только лицам с допуском соответствующего уровня.
• Документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и персональных данных: Защита от несанкционированного доступа в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных».

При сдаче дел в ЦА МО секретные документы передаются по специальным актам с соблюдением режима секретности.

Цифровизация и электронные ресурсы

Современный этап развития архивного дела в ВС РФ характеризуется активной цифровизацией:

• ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов): Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) позволяет дистанционно искать сведения по фондам федеральных архивов.
• Электронные выставки и коллекции ЦА МО: Публикация оцифрованных документов (неврученные награды, документы о награждении, исторические формуляры частей).
• Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru): Массовое внесение данных о личном составе из архивных фондов (приказы по частям, карточки убытий, наградные листы).
• Внедрение ЭДО (электронного документооборота) в частях: Переход на электронные приказы, журналы регистрации, формирование электронных архивов (с использованием ЭП), что в будущем упростит передачу дел в ЦА в электронном виде.

Типичные ошибки и нарушения в работе архива части

На практике проверки (ревизии) Управления делопроизводства и архивным делом МО РФ и прокуратуры часто выявляют:

• Отсутствие или неполноту номенклатуры дел.
• Несвоевременную сборку дел (дела собираются за 2–3 года сразу).
• Нарушение сроков хранения (раннее уничтожение или задержка сдачи в ЦА).
• Плохое оформление дел: отсутствие внутренних описей, неправильная нумерация, отсутствие исторического формуляра.
• Неудовлетворительные условия хранения (влажность, течь, отсутствие пожарной сигнализации, доступ посторонних).
• Потерю документов личного состава (личных дел, карточек учета) при передислокации или переформировании части.

Рекомендации командирам частей и архивариусам

1. Ежегодно проводите внутреннюю ревизию архива за 1–2 месяца до плановой проверки вышестоящего органа.
2. Обеспечьте обучение делопроизводителя на курсах повышения квалификации по архивному делу (не реже 1 раза в 3–5 лет).
3. Ведите исторический формуляр части актуально — это визитная карточка подразделения и обязательный документ при сдаче фонда в ЦА.
4. Используйте автоматизированные системы делопроизводства (АСД) для формирования номенклатуры, экспертизы и печати этикеток на тома дел.
5. Своевременно сдавайте дела в ЦА МО / ЦА Росгвардии по утвержденным графикам, избегая загрузки архива части делами, срок хранения которых истек.
6. Организуйте работу по оцифровке наиболее востребованных серий (приказы по личному составу, исторические формуляры) для ускорения выдачи справок.

Архив в воинской части — это фундамент правовой защиты военнослужащих и ветеранов, а также основа для написания истории Вооруженных Сил. Грамотная организация архивного дела на уровне части — это прямая обязанность командира и личное дело делопроизводителя. Своевременная сборка, экспертиза и сдача документов в Центральный архив Министерства обороны РФ (Подольск) или Центральный архив Росгвардии гарантирует, что через десятилетия гражданин смогут подтвердить свой стаж, заслуги и получить законные социальные гарантии. Цифровая трансформация архивов открывает новые возможности для удаленного доступа к информации, однако сохранность первоисточников, бумажных документов — остается приоритетной задачей каждого архива воинской части.

Полезные контакты и ссылки:

• ЦА МО РФ: 142100, г. Подольск, ул. Кирова, 74. Официальный сайт Минобороны РФ (раздел «Архив»).
• Портал «Архивы России» (ГИС УИАД): archives.gov.ru
• Проект «Память народа»: pamyat-naroda.ru
• Центральный архив Росгвардии: Контакты на сайте ФСВНГ РФ (раздел «Управление по делам архивов»).