Цель статьи: дать полное представление о том, как правильно создать, вести и обслуживать архив в воинской части, учитывая законодательные требования, особенности военного документооборота и современные цифровые решения.

Правовые основы архивного дела в воинских частях

Ведение архива в воинской части регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
• Приказ Минобороны России № 5/2023 «Об организации и ведении архивов в органах и подразделениях Вооружённых Сил РФ».
• Воинская часть обязана соблюдать Требования к оформлению, хранению и использованию документов, установленные ГОСТ 7.0‑2003 и ГОСТ Р 7.0‑97.
• Для цифровых архивов применяются положения о защите информации (ФЗ № 152 «О персональных данных», ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Основные задачи архива в воинской части

1. Сохранение исторических и правовых документов, подтверждающих правовой статус части.
2. Обеспечение доступа к документам для служебного пользования (служебные нужды, контроль, проверка).
3. Гарантирование сохранности конфиденциальных и секретных материалов.
4. Поддержка процессов цифровой трансформации (сканирование, электронный документооборот).
5. Подготовка материалов для отчетности, проверок и аудитов.

Классификация документов

Документы делятся по нескольким признакам:

3.1 По сроку хранения

3.2 По уровню секретности

• Открытые (доступны всем сотрудникам части).
• Секретные (доступ только уполномоченным лицам, хранение в закрытом помещении).
• Особо секретные (только для высшего командования, отдельные сейфы).

3.3 По типу документа

• Приказы и распоряжения.
• Отчёты и аналитика.
• Личные дела военнослужащих.
• Техническая документация (чертежи, паспорта техники).
• Исторические материалы (фотографии, видеозаписи, мемуары).

Организационная структура архива

В большинстве воинских частей архив возглавляет старший архивист (обычно звание старшина или прапорщик). Под его руководством работают:

1. Архивисты‑операторы (обеспечивают прием, регистрацию и хранение документов).
2. Техники‑информатисты (отвечают за цифровизацию и обслуживание электронных архивов).
3. Специалисты по охране (контролируют доступ к закрытым помещениям).

Этапы создания архива

5.1 Планирование

• Определить объём и типы документов, подлежащих архивированию.
• Составить график миграции бумажных документов в электронный вид.
• Разработать регламент доступа и ответственности.

5.2 Подготовка помещения

Требования к помещению архива:

• Температура 18–22 °C, относительная влажность 45–55 % (для бумажных документов).
• Огнестойкие стены и полы, система пожаротушения (водяная или газовая система).
• Контроль доступа (замки, электронные системы, видеонаблюдение).
• Отсутствие прямого солнечного света.

5.3 Оборудование и материалы

• Стеллажи из металла с регулируемыми полками (не менее 2 м высотой).
• Папки, конверты, коробки, маркировочные ленты, этикетки.
• Сканеры высокого разрешения (A3, 600 dpi) и программное обеспечение для OCR.
• Серверы или облачное хранилище с резервным копированием.
• Средства защиты от электромагнитных помех (для электронных носителей).

5.4 Регистрация и классификация

Каждый документ получает уникальный архивный номер (пример: 2024/03/001). Регистрация включает:

1. Дата поступления.
2. Тип документа.
3. Срок хранения.
4. Уровень доступа.
5. Местоположение (полка, ящик, электронный путь).

5.5 Хранение

Документы размещаются в соответствии с их классификацией:

• По сроку хранения – в отдельные секции стеллажей.
• По уровню секретности – в закрытых шкафах или сейфах.
• По типу – в специально маркированных папках (приказы, личные дела, техническая документация).

Цифровой архив: преимущества и порядок внедрения

6.1 Преимущества

• Сокращение физического пространства.
• Ускоренный поиск (поиск по метаданным, полному тексту).
• Повышенная защита (шифрование, контроль доступа).
• Возможность создания резервных копий и восстановления данных.

6.2 Порядок цифровизации

1. Подготовка документов: удаление скрепок, исправление повреждений.
2. Сканирование: настройка сканера, проверка качества изображения.
3. Оптическое распознавание текста (OCR): преобразование изображений в редактируемый текст.
4. Метаданные: заполнение полей (дата, тип, номер, уровень доступа).
5. Хранение: загрузка в архивную систему (например, «Электронный архив Вооружённых Сил РФ»).
6. Резервное копирование: ежедневные бэкапы на отдельный сервер/облачный сервис.
7. Уничтожение оригиналов: после завершения срока хранения и подтверждения успешной цифровизации.

6.3 Технические требования к электронному архиву

• Поддержка форматов PDF/A, TIFF, DOCX, XML.
• Система контроля версий и журнал аудита.
• Шифрование данных (AES‑256) и двухфакторная аутентификация.
• Интеграция с системой «Электронный документооборот» (ЭДО) Минобороны.

Обеспечение безопасности архивных материалов

7.1 Физическая безопасность

• Контроль доступа: только уполномоченные лица (карточки доступа, биометрия).
• Видеонаблюдение 24/7.
• Ограничение количества персонала, имеющего доступ к закрытым секциям.
• Регулярные проверки состояния помещения (влажность, температура, наличие плесени).

7.2 Информационная безопасность

• Разграничение прав доступа в электронном архиве (роли: просмотр, редактирование, удаление).
• Шифрование при передаче и хранении.
• Регулярные аудиты безопасности (раз в квартал).
• Обучение персонала правилам обращения с конфиденциальной информацией.

Рабочие процедуры и регламент доступа

8.1 Приём документов

1. Получение документа (отделом кадров, логистики, командования).
2. Проверка подписи, печати, соответствия регламенту.
3. Регистрация в журнале входящих документов.
4. Назначение архивного номера и помещение в соответствующий ящик.

8.2 Выдача документов

1. Запрос от уполномоченного сотрудника (письменный или электронный).
2. Проверка прав доступа и наличие документа.
3. Оформление акта выдачи (подпись получателя, дата).
4. Контроль возврата (если документ временно выдан).

8.3 Утилизация документов

Уничтожение производится только после истечения срока хранения и утверждения соответствующего приказа:

• Бумажные документы – шрединг (мелко измельчённые листы).
• Электронные носители – физическое разрушение (дробление, плавка).
• Составление акта утилизации с подписью ответственного.

Обучение персонала и поддержание качества

• Ежегодные курсы по архивному делу (законодательство, работа с электронными системами).
• Тренинги по работе с конфиденциальными материалами.
• Контроль качества: проверка правильности маркировки, соответствия сроков хранения.
• Внутренний аудит: раз в полугодие проверка соответствия фактического состояния архива нормативным требованиям.

Практические рекомендации

1. Начните с инвентаризации. Составьте полный перечень всех документов, которые находятся в части.
2. Разработайте единый регламент. Включите в него порядок регистрации, доступа, цифровизации и утилизации.
3. Внедрите систему метаданных. Это упростит поиск и автоматизирует контроль сроков хранения.
4. Обеспечьте резервное копирование. Храните копии в разных географических точках.
5. Регулярно проверяйте состояние помещения. Установите датчики влажности и температуры.
6. Не откладывайте цифровизацию. Приоритет – документы, содержащие стратегически важную информацию.
7. Обучайте персонал. Ошибки в работе с архивом часто связаны с недостаточной квалификацией.
8. Внедряйте автоматизацию. Используйте программные решения для контроля доступа и автоматического уведомления о приближающемся сроке утилизации.

Организация архива в воинской части – это комплексный процесс, требующий соблюдения правовых норм, технической подготовки и постоянного контроля. Правильно построенный архив обеспечивает:

• Сохранность исторических и правовых документов.
• Быстрый доступ к информации для оперативного принятия решений.
• Защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.
• Эффективную подготовку к проверкам и аудиту.

Системный подход, внедрение цифровых технологий и регулярное обучение персонала позволяют создать надёжный архив, который будет служить интересам части и государства на протяжении многих лет.

Дата публикации: